ワード、エクセル、パワーポイントなど、マイクロソフトのアプリケーションソフトに写真や画像を貼ると、ファイルのデータサイズが大きくなってしまい、パソコンの動作が重くなったり、メールで送れなくなったりすることがあります。
この原因として、写真などの画像データが大きいことが挙げられます。

対応方法として、ワードなどに貼り付けた写真や画像を選んで、データを小さくすることができます。
また、貼り付けた写真や画像をまとめて小さくすることもできます。

貼り付ける前に写真を加工する必要はありません。
写真を貼り付けた後、パソコンが重いと感じたら、貼り付けた写真や画像のサイズを小さくすると、編集作業がスムーズです。

ファイルサイズを小さくする方法1

ファイルを開き、縮小したい画像を右クリックします。
開いたメニューから「図の書式設定」をクリックします。

ワード、エクセル内の画像を圧縮する作業手順1

「図の書式設定」から「図」タブをクリックし、圧縮ボタンをクリックします。

ワード、エクセル内の画像を圧縮する作業手順2

開いた画面「図の圧縮」から適用の範囲を「ドキュメント内のすべての図」を選択します。「解像度の変更」は、「Web/画面」を選択します。オプションは、「図を圧縮」、「図のトリミング部分を削除する」を選択します。

ワード、エクセル内の画像を圧縮する作業手順3

ファイルサイズを小さくする方法2

図、写真を選択し、「書式」タブの「図の圧縮」をクリックします。

メールで送るワードファイルの容量を小さくする作業1

圧縮オプションにチェックを入れ、解像度の選択で、「画面用(150ppi):Webページやプロジェクターに適しています。」または、「電子メール(96ppi):ドキュメントのサイズを最小限に抑え、共有に適しています。」を選択しOKをクリックします。

メールで送るワードファイルの容量を小さくする作業2

ファイルサイズを小さくする方法3

図、写真をダブルクリックし、リボンメニューに表示された「図の圧縮」をクリックします。

メールで送るワード、パワーポイントファイルの容量を小さくする作業3

電子メール用(96ppi):ドキュメントのサイズを最小限に抑え、共有に適しています。」を選択しOKをクリックします。

メールで送るワードファイルの容量を小さくする作業4

 

ファイルサイズを小さくする方法4

「名前を付けて保存」のオプションで「ツール」を選択し、開いたメニューから「図の圧縮」を選択します。

ワードに貼り付けた写真をまとめて圧縮しファイルサイズを小さくする作業1

開いた画面から、「解像度の選択」の中から、「画面用(150ppi):Webページやプロジェクターに適しています。」または、「電子メール(96ppi):ドキュメントのサイズを最小限に抑え、共有に適しています。」を選択しOKをクリックします。

ワードに貼り付けた写真をまとめて圧縮しファイルサイズを小さくする作業2

「名前を付けて保存」の画面に戻ったら、「保存」をクリックします。

 

会社で徹底されない写真サイズの変更について

社内の報告書などを複数人で編集する場合、写真のサイズを指定しても、担当者に伝わっていなかったり、加工方法が不明という理由で、写真が大きなサイズのままになっている場合があります。
提出期限直前だったり、加工方法を説明することが出来なかったりする場合、自分でやるしかありません。

私の会社では、「アルバイトの方が撮影し、その写真を共有パソコンでワードなどに貼り付ける等」の作業していることもあり、作業が中途半端に終わっていたり、勤務時間の関係なのかサイズ変更されずに編集されていたりすることがあります。

報告書をメールなどで送る場合、掲載した写真だけ、元のデータサイズにしたい場合があります。
この場合は、報告書に貼り付けた写真は、圧縮して掲載し、写真は別ファイルとして送る方法もあります。

 

参考

あらかじめ写真を圧縮する方法

ワード文書やパワーポイントなどに画像を貼りつける前に画像のファイルサイズを単独で小さくするには、Winodws標準のペイントが利用できます。
ペイントのホームから、サイズ変更を選択し、「単位」の「パーセント」か「ピクセル」を選択します、
「縦横比を維持する」にチェックを入れておけば、画像が歪みません。

写真のデータサイズを小さくうする