ウェブ会議をどう使うか、使用場面を想定する。

ウェブ会議は、相手の顔が見えるため、実際に会って話をするのと同様の効果があると言われます。
電話での会話は、お互いの目や口元が見えません。お互いの表情が分からないため、コミュニケーションがうまくいかない、伝わらないと思うことがあります。
ウェブ会議システムを使えば、相手の表情を見ながら話ができるため、話し合いがスムーズにいくかもしれません。
ウェブ会議、テレビ電話

ウェブ会議が向かない場面の例

商談や売り込み等では、顧客の手を煩わすことになるため、テレビ会議は向かないと思います。
私の勤め先でも、他社の営業の方から、「テレビ会議で(営業を)お願いできませんか。」と連絡が来たことがあります。
こちら側では、テレビ会議をするための場所や準備、準備のためにシステム担当者の時間も取られてしまうので、実際に会う方向で話を進めました。こちらから門前払いするつもりはありませんでしたが、会って話をするための営業担当者の作戦に乗ってしまったのかもしれません。

障害をもった方とのコミュニケーションは、お互いの顔を見ながら行いたいと考えます。
しかし、通常と異なる環境(テレビ会議用の空間)やコミュニケーション手段を用いると、スムーズにコミュニケーションが取れないことがあります。
ケースによって異なるので、関係者と連絡をとりながら、ウェブ会議システムを使うか使わないかを決定します。

ウェブ会議システムを使って会議、簡単に準備
また、相手にインターネット環境が無い場合があります。
年配の方の中にはインターネットはやならいという方がいます。経済的な事情等でネット接続ができない方、ネット接続ができても、家庭の事情等でカメラを使えない人もいます。
状況によっては、主催者が機器や場所などを提供する必要があります。

 

想定されるウェブ会議の場面と使用する端末など

一般的には、図のような会議が想定され、イメージされることが多いと思います。
ふつうのウェブ会議、テレワークの場面

報告会などでは、プレゼン用のスライドを画面共有機能を使って、多くの人に視聴してもらうことができます。

ほかにも、以下のように様々な活用方法があると思います。
・介護の現場、医療機関など。
・フィールドワークなどで、現地の状況を伝える。
・現場への指導
・楽器や英会話などのレッスン
・オンライン研修、学習会、セミナー
・オンライン宴会
・結婚式、式典
・面接

遠隔による医療、テレビ電話

ウェブ会議,パソコンの大きさは13型がいい

会議室などに複数の人が集まって、他の現場の人たちをウェブ会議を行う場合、13型程度のノートパソコンが使いやすいと思います。
軽い13型なら、向きを簡単に変えることができます。
スマホで電話しながらリモートワークを行う
カメラ付きのノートパソコンなら、状況に合わせてパソコンごと方向を変えることができます。
部屋の照明の影響などでパソコンを移動させるときもスムーズに行えます。
カーテンやパーティション、衝立を設置したり、後方の荷物などを移動させたりすることなく、パソコンごと移動したほうが早いことがあります。

15型以上のノートパソコンは、こうした場面では、使いにくいと思います。

部屋のデスクからウェブ会議に参加

いつものデスクから会議に参加

テレビ電話として、相手の顔を見ながら、1対1で通話することもあります。
私の勤め先の社長や部長クラスは、本人以外誰もいない部屋からテレビ会議に参加しています。
自宅に自分の部屋があれば、いつものパソコンを使うことができます。
社長室から会議に参加

このような使い方なら、デスクで使っているパソコンがそのまま利用できます。
追加で、ウェブカメラやマイク、ヘッドホンを購入するだけで会議ができます。

 

タブレットPCや10型のパソコンが便利

タブレットでウェブ会議に参加
移動しながら使う場面や端末を複数人で使う場面では、10型程度のパソコンやタブレットPC、スマホなどが使いやすいです。

私の職場(部署)では、10型のノートPCかiPadを使っています。
チャットを行うこともあるので、キーボードがあるとよい場合もあります。
私のように、タブレットPCへの文字入力に慣れていない方、指が太い方は、キーボードがほしいです。

女性からは、「10型くらいのパソコンがちょうどよい大きさ」という意見が多いです。
タブレットなら、8インチくらいがよいという女性も多数います。

 

タブレットでウェブ会議に参加、チャットも併用する
タブレットPCや小型のノートパソコンなら、歩き回ったり、スムーズに向きを変えたりすることができるのがメリットだと思います。

屋外で使用することもあると思います。
屋外では、太陽光などの影響により画面の見え方、被写体の映り方が変わります。
このような場面では、移動したり端末の向きを変えることが多くなります。

また、ウェブ会議に不慣れな人や顔を出すのに躊躇する人もいます。
タブレットPCなら、「はい」と目の前に置いたり、「あなたの番」と言って、手渡ししたりすることもできます。

タブレットでウェブ会議に参加、向きが簡単に変えられる
日頃使っているデスクでウェブ会議を行う場合でも、タブレットPCを三脚などに固定し、それをウェブ会議専用にしてもよいと思います。タプレットPCは、小さいたので、カメラの位置を決めるため、下に何か置いたりして高さを稼ぐと目線の位置にカメラが合います。
タブレットPCをウェブ会議専用にすれば、会議をしながら、別のパソコンでメールを確認したり、別の業務を行うことができます。
アームにタブレットを取り付けて会議に参加

私の上司は、ノートPC2台とタブレット(iPad)を業務で使っており、利用シーンに合わせて、ノートPCかタブレットPCで会議を行っています。

 

現場で起こっていることをプレゼンのように報告する。

私の勤め先では、事業所間で商品や生産設備等を映しながら行うことがあります。
社員がタブレットを持ちながら、商品や工場内を歩いて映像を送信します。

事前に写真や映像を撮って一般的なウェブ会議のような形態で行うこともありますが、事前に編集作業が必要です。編集者の考え方で編集されますので、実際と異なる内容の映像になってしまうこともあります。

ウェブ会議の参加者は、社内の実際の状況や様子を見たいので、このように参加者がタブレットPCを持って、社内を走り回る方法で会議を行うことがあります。

社内会議に現場から参加する
以前は、社員が食堂や会議室などに集まって、QCやプロジェクトの進捗状況などを行っていました。
全員が集まってプレゼンができない状況では、プレゼンデータや報告書を送りあうこともありますが、上記のように、ウェブ会議システムを使って行うこともあります。各担当は、あらかじめシナリオを作って、現場の各場所に人を配置して、現状の報告を行っています。

食堂に集まってプレゼン、ウェブ会議を行う

ウェブ会議用周辺機器、不具合や対応例など

テレワークのため、自宅でウェブ会議を行うこともあります。
また、多数の機械がある職場や現場などから映像のやりとりをすることもあります。

デスクでウェブ会議を行うための周辺機器の他、工場など現場での環境を踏まえた失敗や対応例について紹介したいと思います。

現場からウェブ会議に参加、失敗例、対応例
タブレットPCなら持ち歩いてウェブ会議に参加できますが、アクセスポイントから遠いと、画面が止まったり、カクカクとした状態になります。障害物があったり、アクセスポイントの性能等にもよりますが、10数メートルで、こうした不具合が出ることがあります。障害物の影なら、2,3mくらいで通信できなくなることもあります。

アクセスポイントは、電波強度を変更できますが、電波干渉を避けるため、システム担当者と相談したほうがよいと思います。
電波の死角の部分に電波が届くよう、金属の板などを置くことで、電波が届くエリアが拡がることもあります。

リピーター(中継器)を使ってウェブ会議に参加
無線中継器で通信距離を稼ぐ、電波の影の部分から通信する。
電波の届かないところから頻繁にウェブ会議を行うなら、リピーター(中継器)を購入してもよいと思います。
リピーター(中継器)とは、電波の死角となるところに電波が届くようにする機器です。
持ち運びができるアクセスポイントと考えてもよいと思います。

リピーターを購入しなくても、パソコンを無線中継器代わりに使うこともできます。
この設定は、IT担当者の手を煩わせることになると思います。

私の職場(工場)では、様々なタイプの電磁波が飛びかっており、この影響でパソコンが落ちたり、画面がチラついたりします。
各機器には、ノイズフィルターなどを入れて対策していますが、完璧ではありません。

ノイズフィルターは、電源ケーブルに入れたり、機器内部に入れたりします。
高価な機器や国内の規格にしたがった製品の多くは、機器内部にノイズキャンセラーなどの回路やフェライトコア、フェライトビーズなどを使ったノイズフィルターが入っています。
それでも、機器に出入りするケーブルに追加で対策することがあります。

こうしたノイズが多い環境の職場では、電源ケーブルなどから入ってくるノイズの影響が少ないタブレットPCを使っています。タブレットPCに内臓マイク、内臓カメラがあれば、ヘッドセットなどのコードに飛び込むノイズを減らすことができます。

 

音声関係の周辺機器(マイク、ヘッドホンなど)

カメラやスピーカーがパソコンに内臓されていれば、それを使うことができます。

内臓スピーカーを使用すると、その音がマイクに飛び込んで(回り込む)聞き取りにくいことがあります。できれば、ヘッドホンやイヤホンを使ったほうがよいと思います。
このような不具合は、どのウェブ会議アプリを使っても同様です。

 

マイク、イヤホン一体型

マイク付きのイヤホンやヘッドセットなどがあります。
イヤホンのコードの途中にマイクが付いているタイプのものもあります。
マイクの部分にクリップが付いていて、シャツに取り付けられます。
軽くて使いやすいです。
100円ショップでも売られています。
試しに使ってみる程度なら、十分使えます。
ウェブ会議用、マイク付きイヤホン

マイク端子がないパソコンの場合は、USB接続式のマイクロフォンを購入します。
マイクのアナログ端子をUSBに変換するアダプターもあります。

パソコン内臓マイクは、70cm程度までなら、相手に聞きやすい音声を送ることができます。
内臓マイクから1m以上離れたところから話すのであれば、外付けマイクを準備します。

ヘッドホンのスポンジが劣化
ヘッドホンのスポンジは劣化してべとべとになる。
ヘッドホンにマイクアームが付いたヘッドホンを使っていましたが、購入して1年で耳にあたるスポンジ部分がボロボロになってしまいました。

勤め先の環境は、温度変化や湿度の変化が激しい現場です。
そのためか、1年くらいで劣化してしまいました。

スポンジが細かい粒になって、シャツの肩の部分を汚してしまいます。
材質によっては、べとつく場合もあります。

ウェブ会議用イヤホン
劣化したスポンジの経験から、その後は、シリコンやプラスチックのイヤホンなどを購入するようにしています。

ヘッドホンやイヤホンは、耳に直接触れる機器です。こうした物品の共有は遠慮したいという方もいます。
共有したくないという理由やテレワークで使うため、勤め先では、個人持ちが増えました。

私は、コードの途中にマイクが付いたイヤホンを使用しています。
以前は、ヘッドホンにマイクアームが付いたヘッドセットを使ってましたが、完全に耳が覆われたヘッドホンを使用していると、外部の音や会話が全く聞こえません。

用途に応じて、使い分けてもよいと思います。
部屋に一人でいて、会議に参加するような状況でヘッドセットを使えば、会議に集中できると思います。

マイクは、話し手が一人なら指向性(一定の方向の音を拾う)のあるものがよいと思います。
無指向性のマイクは、周囲の音を拾ってしまいます。
周囲の音を拾うため、エコーが生じたり、ハウリングの原因になってしまいます。

マイク付きのカメラは、指向性があるものが多いです。
目の前にマイクとカメラがあるため便利です。

私は、工場内で使う場合、各コードにノイズフィルターを入れることがあります。
電磁波が出ている工場内では、音声にノイズが乗ることがあります。
電源コードやイヤホンコードに電磁波が侵入したり、パソコン本体に侵入したりしてノイズが発生します。
また、イヤホンのコードから電磁波が侵入し、パソコンの動作に不具合が出ることもあります。

ウェブ会議用マイク

ウェブカメラについて

私は、あまり多くの機種を使っていません。
5,000円以下のものばかり購入しており、はずれが多いです。

性能が低いパソコンに高性能なカメラを接続すると、画像がカクカクになったり、映像が途切れたりすることがあります。
一般的に画像は、データ容量が多いため、性能が低いパソコンを使うと、このような現象が出てしまうことがあります。

 

ウェブカメラのパソコンとの相性?,ソフトのインストールが必要?

USB接続ですぐに使えるカメラでも、実際に接続してみると、使えないことがあります。
同じカメラでも、パソコンを変えると、使えることもあります。
私の勤務先では、それぞれが別の種類の商品を購入して、使えなかったら、人に譲ったり交換したりしています。

昨日まで使えていても、Winodwsアップデート等の後に使えなくなることもあります。
自宅なら、ソフトのアップデート等で対応できますが、会社のパソコンでは、ソフトのインストールができなかったり、インストール許可が出ても、手続きの間、しばらく使えないこともあります。

会社のパソコンで自分用のカメラを使うなら、相性のよい?ものが見つかるまで、数個買うことなってしまうかもしれません。
会社で使うなら、社内の誰かが使っていて不具合がないものを購入したほうが無難です。

 

ウェブカメラの画素数

画素数が多いほど、きめ細かな映像になります。
数字が大きすぎると、パソコンにとって負荷となり、動きが悪くなることがあります。
画素数は、200~300くらいあれば、顔を映すのに十分だと思います。
100万画素では、画質が粗いです。

詳細に映像を配信したい場合は、300万画素以上がよいと思います。

ウェブカメラのフレームレート
30fps、60fpsが一般的です。
fpsとは、1秒あたりの画面枚数です。

会議など、動きがない人物などなら、30fpsで十分です。
動きがある映像を配信する場合、60fpsを選択するとよいです。
ウェブカメラの固定は三脚で

ウェブカメラの固定
利用シーンにより決めます。
・パソコンの画面、ディスプレイに引掛けるタイプ
・クリップで止めるタイプ
・三脚に固定するタイプ
などがあります。

パソコン画面に上部に置くタイプは、パソコンに接続するコードに触れるだけで、カメラが動いてしまいます。コードやカメラ本体をテープなどで固定するとよいです。

オートフォーカスが便利?
手動フォーカスのカメラだと知らずに使っていて、ピントが合わないまま会議に参加していることがあります。
オートフォーカスカメラでウェブ会議
顔を合わせる会議形式なら、オートフォーカスでも、手動式、どちらでも大丈夫ですが、年配の方の中には、ピントが合っていなくて気にならない方もいます。
私も、目が悪く画面がボケてしまっていて気付かないことがあります。

会社でまとめてウェブカメラを購入する場合、こうしたことを考えて、オートフォーカスにしておいたほうが良いかもしれません。

タブレットPC内臓のカメラは、画面をタップすることピントが合うと思います。
スマホを使っている方でも、日頃、カメラを使っていなければ、画面をタップする操作をしないことがあります。

動きが多い現場、人物を撮影する場合、オートフォーカスで動きがある被写体を追えることもありますが、ピントが合わずにボケボケになってしまうこともあります。
安い製品なら、手動でピントを固定しておいたほうが、画面を見る側にとって、違和感がありません。

実物投影機

実物投影機でウェブ会議

紙資料や実物を撮影するのに使えます。
USBでパソコンに接続できます。
数万円の機器で、A4用紙に書かれた10.5ポイントの文字が読める程度の解像度があります。

タブレットPCがあるなら、固定用のアームを購入したほうが安上りです。

アームにタブレットを取り付けて会議に参加

会議直前の準備など
ウェブ会議用のアプリだけを起動する。
複数の機能を試したり、パソコンで他の業務を行っていると、パソコンに負荷がかかりますから、不要なアプリを閉じます。

iPadやAndroidタプレットは、使い慣れていないと、複数のアプリが起動していることに気付きません。

初めてウェブ会議をする場合、設定や画面の共有を確認するため、30分~1時間程度の準備が必要だと思います。慣れれば、こうした時間は不要です。
パソコンを買えただけで、設定等を見直すことが出てくるかもしれません。

画面を共有する場合、事前に資料をメール等で送り印刷してもらうほうがよいです。
相手はスマホで見ているかもしれません。
相手の通信環境や画面などの状況が分かりませんから、あらかじめ紙資料が相手の手元にあるようにするとよいです。
オンライン会議用アプリ、どれにするか。

テレビ会議スタート

時間になったら始めます。全員そろわなくても始めましょう。

最初に自己紹介をします。
チャット機能を併用するとよい思います。
文字なら一瞬で読めます。顔は表示されているので、文字を見ながら自己紹介を聴くことができます。会議中でも、戻って確認することができます。

自己紹介文は、会議が始まる前に、入力してもらってもよいと思います。会議にもよりますが、ログイン確認時に自己紹介文を入力してもらい、和やかな雰囲気を作ることができるかもしれません。議長や運営側で自己紹介文の例文を作ってチャット機能で流しておくと、最初にログインした人が入力しやすくなります。

会議の始めに会議の目的を、きちんと伝えますが、レジュメは事前に送ってあれば、細かく読み上げなくてもよいと思います。見ればわかります。資料確認は、できるだけ事前に行うとよいと思います。

私の勤務先では、できるだけ短時間で行うよう時間短縮に努めています。
リモート会議を夜間に行うと、ご家族にも迷惑がかかります。
また、参加者の回線環境や使用料金にも配慮しなければなりません。
取引先の時間を割いて参加していただいています。