テレワーク、ウェブ会議システムは世の中に数多くあり、何を使うか迷います。
私は、同僚と複数のシステムを使ってみました。
私の勤務先の同僚が検証し、使えそうなものとして候補に挙げたものが下記です。
- Google Meet
- マイクロソフト Teams
- シスコシステムズ Webex
- Zoom
- V-Cube（有料、国産）
勤務先では、ZoomとWebexが、シンプルで使いやすいという意見が多かったです。
現在、勤務先では、幹部クラスや重要な会議は、有料のV-Cubeで行っています。以前は、テレビ会議（パソコンやインターネットを使ったものでなく、専用のビデオ機器を使ったシステム）を使っていました。
社内の一部の部門や他の取引先の利用状況に合わせて、無料版のZoom、Webex、Teams、Meetなどを使っています。相手が会議の主催者になる場合、これらのシステムが多いようです。
テレワークを行うこともあり、最近は、自宅のパソコンから使い慣れたZoomを使う機会も多くなりました。
Zoomは、セキュリティの面から、一時、会社では使用禁止となりましたが、現在では、パスワードを設定して使っています。
個人のスマホを使って、使い慣れたSkypeを使うことがあります。
LINEで十分情報の伝達ができることも多いです。
Google meetは、Googleカレンダーなど、他のGoogleアプリと連携して使えるため便利なことがあります。
しかし、Chrome以外のブラウザでは、動作に不具合があることがあります。例えば、音声が出ない、映像がでないなどです。
また、Googleアカウントをプライベート用、仕事用で使い分けている人にとっては、使いにくいんことがあります。
日頃、プライベート用のアカウントでログインしていると、仕事用アカウントに送信される会議の開催案内に気づかないことがあります。
個人のアカウントを使っていると、プライベートの情報などが表示されてしまいます。ウェブ会議を開催する際、準備の段階から会議の出席者でない別の人がサポートするため、画面を覗き込んだり、設定を変更したりすることがあります。他の人にプライベートな内容を見られてしまい、やりづらかったという意見がありました。
Meetは、Googeアカウントがなくても参加できますが、会議に参加する歳、画面を開き会議に参加しようとすると、Googeアカウントでのログインが求められる画面が表示されることがあり、参加者から「アカウントは不要だったはずでは？」とクレームがくることがありました。
いずれも、設定や運用方法で回避できることですが、簡単なアプリを使ったほうがよいという意見がありました。
無料か有料か
無料版について
小規模の会議や他の機能との連携など、多くの機能を要求しなければ、無料のものでも十分活用できます。
遠方にいる家族との連絡、ウェブを使った会合、趣味友達のとのミーティング等なら、無料でよいと思います。
無料のウェブ会議システムでも、下記のことができるものが多いようです。
- 顔と顔を画面を通して送り、同時通話ができます。
- チャット（文字を送りあう）
- 画面の共有（例：エクセル画面を共有）
画面の共有機能は、スマホではできないこともあります。スマホ用のブラウザを使えば利用できますが、画面が小さく情報が伝わりません。
有料版
有料版は、ユーザー１人あたり月、数百円かかります。
大手のウェブ会議システムには有料版があります。
無料版を使ってみて、よければ有料版にアップグレードすればよいと思います。
Google Meetなら、Googleカレンダーと連携して使うことができますから、ふだん、Googleアプリを使っている方なら、生産性が上がるかもしれません。
有料版の特徴、選定のポイント等
以下のようなことを基準に考えました。有料版のほとんどが、以下のような機能を備えていたり、企業や組織での利用シーンを考えて作っています。
- ブラウザから利用できる（アプリ不要）
- iOSでも利用できる
- サポート体制（日本語が使える、24時間体制）
- セキュリティー対策
- スマホでも使いやすい
- 簡単に利用できる
- 画面の共有ができる（無料版でも可）
- チャット機能がある（無料版でも可）
- リアルタイム翻訳機能（必要に応じて）
- 安定した通信ができること（大手なら大丈夫？）
勤務先では、有料版のV-Cubeを選びました。
主に、セキュリティ、契約、サポート体制で選んでいます。
契約については、端末の利用者だけでは、分からないことがありました。
契約について
個人利用なら、ネット決済で簡単に手続きできることが多いです。
会社では、契約や利用料の支払い手続きがあります。
利用する側の会社や組織の中には、インターネット決済を行っていない会社もあります。
勤務先でも、見積書を取ることや契約についての取り決めがありました。
勤務会社では、国内の大手通信会社に依頼し、複数のウェブ会議システムを提案してもらってから、その大手通信会社経由で契約し、利用料金の支払いをしています。
利用者が、ZoomやGoogle等と直接契約しなくても、仲介業者が、ウェブ会議、テレビ会議システムの会社と契約者の間に立って、契約書類を作ってくれるところもあります。
サポートの充実について
24時間、365日体制なら、いつでも対応してくれます。
ウェブ会議システムの運営方針や会社（海外）の文化の違いにより、サポートが遅れることがあります。国内でも、働き方改革で、24時間体制とはいかないことがあります。
あなたの会社が海外と取引がある場合、日本の夜の時間に対応したり、日本の早朝の時間帯にウェブ会議、テレビ会議を設定することがあると思います。
国内でも、テレワークを行う機会が増え、夜間や週末の会議も行われるようになりました。
あなたの会社の勤務体制により、社内のIT担当者が不在のときに会議が行われることがあります。
IT担当者が不在の場合でも、利用者が自らウェブ会議システムのサポートに相談できれば安心です。
休日、夜間でも会社から呼ばれるIT担当者は多いと思います。
安いシステムでウェブ会議システムを導入すると、IT担当者が疲弊してしまします。
勤務先では、上司がこのような考えだったので助かりました。
日本語で、分かりやすく説明してくれる。
ウェブ会議システムだけでなく、メーカーのサポート担当者の中には、特殊な用語、難しい用語を用いて、相談者を煙に巻くことがありますから注意が必要です。
ウェブ会議システムの利用者は、パソコンやネットワークに詳しい人ばかりでは、ありません。
パソコンや周辺機器でも、海外製品を買って、サポートに電話をすると、コミュニケーションがうまくとれないことがあり、業務が止まってしまうことがあります。
ウェブ会議システムを含め、こうした情報関連機器の海外製品を直接買うなら、機器に詳しく自分で解決できる力がないと、時間の無駄になることがあります。
セキュリティ
勤務先では、情報漏洩について、海外にサーバがあると心配という意見があり、国内にサーバがあるシステムを利用するよう指示が出ました。
また、通信経路についても心配があり、仲介業者に説明をしてもらいました。
仲介業者やウェブ会議システムの会社を信じるしかありませんが、情報漏洩の観点から、安心できるシステムを利用したいものです。
会議の度、システム担当者による設定が必要
ウェブ会議システムは、どこかのサーバを経由して、ウェブ会議を行います。
私の勤務先の同僚たちが試用したウェブ会議システムの中には、毎回、接続先のサーバが変わるものがありました。
勤務先では、インターネットの接続先について、フィルタリングをかけています。
フィルタリングとは、怪しいサイトなどに接続できないようにするしくみです。
そのため、ウェブ会議システムを使う前に、システム担当者が通信状況を確認し、接続できるように設定を変更してくれました。
一度、会議を行い接続環境が確立していると思っていても、次回の会議で接続できないことがあります。
接続できない場合は、担当者が設定を変更します。
毎回、このような設定変更をしていると、急なウェブ会議への対応や事前の接続テストで、会議を開けないことがあり、業務に支障が出てしまいます。
ウェブ会議システムのメーカーにサーバなどの情報を提供してもらう
ウェブ会議システムの会社から、事前に使用する環境などが利用者に通知されれば、IT担当者があらかじめ設定変更することができます。
一部のウェブ会議システムでは、サーバがどこにあるか不明だったり、利用者に公開してくれなかったりすることがあります。サポートに電話しても、教えることができないというウェブ会議システムのメーカーもありました。
急増するテレワークへの対応のため、サーバを増強中という事情もあるかもしれません。
無料版であったからかもしれません。
外国の方が電話に出て、コミュニケーションがとれずに、回答が得られなかったこともありました。
国内同士の通信なのに、海外サーバを経由している。
東京と大阪など、国内通信をするのに、通信経路が海外を通過している場合がありました。
接続が安定しないことがあり、システム担当者に見てもらうと、海外のサーバを通っていると教えてくれました。
おそらく、接続設定や容量等の振り分けの過程で、ウェブ会議システムの複数あるサーバを切り替えているのだろうとのことでした。
海外サーバを経由することを勤務先の選定担当者が知り、勤務先では、ウェブ会議システムの選定に慎重になりました。
自宅からウェブ会議に参加するだけなら、あまり問題にならないことです。
ブラウザから利用できる（アプリ不要）
社用PCを使う場合、これは、必須の条件だと思います。
多くのウェブ会議システムは、ブラウザ（SafariやEdge、Chrome等）で利用できます。
アプリの場合、インストールが必要です。
社用コンピューターの場合、インストールするために、IT担当者の手を煩わすことになるかもしれません。
オンライン会議は、複数人で行うため、複数台のパソコンでインストール作業が必要になります。そのため、インストール作業や設定等に時間がかかってしまうことがあります。
PC版ではアプリ不要のシステムでも、スマホではアプリが必要な場合があります。
スマホでも、ブラウザで使用できますが、画面が小さいため使いづらいです。
スマホで利用するなら、アプリのほうが使いやすいです。
ウェブ会議に相手が付き合ってくれない。後ろ向き。
ブラウザから利用できるシステムなのに、相手がネガティブな人であるため、ウェブ会議がうまくいかないことが、数回ありました。
営業や商談などで、売り込むお客様に対して、「ウェブ会議システムを使って行えませんか。」とは言えません。
アプリを入れて、パスワードを入力してという面倒なことをお願いすることはできないと思います。
こうした場面では、実際に会って話をすることになると思います。
世の中の流れだから、取引先だから、と最初は付き合ってくれていても、途中から参加を見合わせてくることもあります。
電話やメールでよいのでは。考えている方もいます。
効率よくウェブ会議を進めなかった会議の主催者側にも問題があるかもしれません。
個人事業主の方の中には、オフィス兼自宅の方もいて、家庭の事情で難しいこともあるようです。
元々、ネガティブな方で理由は後付けという方もいます。
このような方もいますから、簡単なシステムを使い、会議の運営方法も事前に十分考える必要があると思いました。
事例１
Google Meet、Microsoft Temasの場合です。
利用する過程で、GoogleアカウントやMicrosoftアカウントが必要となる。自分のアカウントがあるが、仕事で使いたくない。という理由で、進めにくかった。
事例２
ブラウザが使えるウェブ会議システムでも、操作の過程でアプリ版のインストールを促す画面が表示されます。会社で、アプリのインストールができないから利用できないと一方的に断られた。
事例３
ブラウザ版で利用できるはずのウェブ会議システムだったのですが、アプリをインストールして利用していた通信相手がいました。
アプリをインストールしているため、アップデートのポップアップが何度も出る。そのたびに、社内のIT担当者に連絡し、アップデートしてもらっていた。
頻繁にアップデートする必要があるので、アンインストールしてしまった。今後は別の方法で実施しないか。と連絡がきた。
事例４
設定の手間、ウェブ会議中の設定変更や画面の操作、片付け等の煩わしい。
会社のIT担当者にパソコンの設定を任せているが、会議前にIT担当者にパソコンを準備させると、会議の直前に自分がパソコンを使えない。
チャット機能
ビデオ通話やウェブ会議では、顔と顔を送りあうことが多いと思います。
私の職場では、通常のビデオ通話のほかに、現場の状況を説明するのにウェブ会議システムを使うことがあります。
作業現場では、機械の音が大きくて、人の声が聞こえないことがあります。
このような場合は、チャット機能を併用して行います。
使うシーンの例としては、以下のようなところです。
顔‐顔でなく、作業現場の様子や機械の稼働状況等を相手に送る場合に使っています。
オフィスから現場への作業指示や、動画でないと伝わらない機械の動作状況等をSkypeで行っています。
電話やLINEの静止画では、伝わらないことをウェブ会議システムで行います。
その他
勤務先では、個人端末で、Skype、LINEを使うことがあります。
なぜ、SkypeやLINEかというと、使い慣れているためです。
また、個人の端末で、すぐに使えるからです。
現場で突然、必要になることがあります。
勤務先では、有料版のウェブ会議システムを導入していますが、会社内での利用申請が煩わしいためです。
会社で契約しているウェブ会議システムは、利用申請が必要だったり、使用できる端末が限られているからです。
屋外や水濡れが起きそうなところでは、端末の故障が発生しやすいです。
個人所有の端末を使う理由の1つに、端末故障時の始末書を書きたくないという場合もあります。
スマホと併用しながら、ウェブ会議を行う。
会議をしながら、スマホを使ったり、会議途中にパソコンのトラブルがあったりして、会議がスムーズに進行することが少なかったです。
事例
本社と支社、取引先の企業、個人事業の方、数人でウェブ会議を行います。
ウェブ会議参加者には、一人1台ずつ、パソコンが割り当てられます。
会議前
本社の会議の運営担当者や、支社の担当者は、スマホを使って、連絡を取り合います。
一部の個人事業者の中には、ウェブ会議システムの設定ができずに担当者が設定等について、レクチャーします。
こうして、会議が始まっても、回線の状態が悪い人がいると、画面を見ながら個人のスマホを併用して会議をしている場面が出てきます。
個人事業者の中には、自宅からウェブ会議に参加する人もいます。
突然、容量制限がかかってしまったり、家族がオンラインゲームをしていたりすると、通信が途絶えてしまったりすることもあります。
しかたなく、スマホの小さい画面で会議に参加するこちになるかもしれません。
トラブル対応の間、会議の内容が分からなくなってしまうこともあります。
パソコンがフル稼働するため、負荷に耐えられずパソコンがフリーズすることもあります。
たくさんのアプリが入っていて不安定なパソコンを使ったことで、画像がカクカクしてしまったり、チャットなどの操作をしようとしても、反応しなかったりということもあります。
