伝わらないプレゼン、伝えると伝わるは違う
プレゼンで、伝えたと思っても伝わっていなかったということがあります。
話したつもりだったのに相手に伝わっていないとプレゼンの意味がありません。
私は、社内プレゼンで話した内容を、同僚たちが理解しておらず、失敗した経験があります。

上司から、「君は伝えたつもりになっていないか?」
と私に考えさせてから、上司から
「伝えると伝わるは違う、段取りの段階からしっかり企画せよ」と指導を受けました。

また、「対象や内容やによっては、紙資料(A4用紙1枚)を配って説明したほうがよい」「事前に資料を配布し、プレゼンでは要点を伝えることで効果を上げる方法もある」「段階的に説明し、分かってもらう方法もある」と指摘を受けました。

 

伝わる言葉を使う

会社には、多くの人がいます。
年齢層は幅広く、専門分野も異なります。
会社以外のプレゼンでも、いろいろな立場の人が視聴する可能性があります。

流行りの言葉を使うと聞き手は理解できなくなり、途中から拒否ぎみの態度をとってしまうこともあります。
言葉は、必要に応じて言葉の説明をしながら行います。
耳慣れない言葉が出てくると、プレゼンの内容がチンプンカンプンになってしまいます。

いろいろな人がプレゼンを視聴する

情報は少なく、シンプルに

「報告資料は、A4用紙1枚にまとめよ」とはよく言われることです。
これと同様に内容を精査し、伝えたい内容をシンプルにし、効果的なプレゼンになるようにします。
文字が多いと読まれません。
細かい字がたくさん書いてあると読まれません。
年配の方や役員から、細かい文字がたくさん書いてあると「文字が小すぎて、チカチカして読めない」と指摘されることがあります。

プレゼン資料は、シンプルにまとめる

伝えたい内容を明確、シンプルにします。

キーワードをシンプルにします。
イメージが湧くような言葉を使ったり、図や表を使います。

私は、プレゼンスライドを作成する際、以下のように社内の若手や年配の方に意見を聞くことがあります。
「この言葉、イメージできる?」
「図や表が細かすぎない?」
「ここは、これを伝えたいのだけど、理解できる?」

意見を聞くと「この表現のほうが伝わるよ」とか「流行りのゲームやアニメのこの表現を引用すると伝わりやすい」「対象者の世代を考慮して、映画のこのシーンをイメージしてもらったら」などというアドバイスをもらうこともあります。

 

プレゼンを企画、デザインする。

以下のことを頭に入れ、企画します。
・目的(なぜ行うのか)Why
・対象者whom
・内容(何を伝えるか)What
・どのように伝えるか。How
・誰がプレゼンするか。Who
・日時と時間配分When
・場所Where

説明、プレゼンは結論から述べる

内容を組み立てる「結論から?」

一般的には、「序論」「本論」「結論」とされますが、「結論から述べよ」ともよく言われることです。
ビジネスシーンでは、結論から述べることが多いと思います。

目的や対象者によって使い分けたり、当日の視聴者の反応によって流れを変更する場合もあるかもしれません。
いずれにしても、視聴者を納得させ、内容が伝わるようにしなければ意味がありません。

結論を伝えてから、詳細や理由を述べる。
プレゼンでなくても、こうした順番で話しをすることはあります。

プレゼンで、時間がなくなって、結論を伝えることができなくなってしまっては、無意味なものになってしまいます。
講演会等では、視聴者側も、タイトルに関する内容(結論)を聞きにきているため、時間が無くて結論が述べられないと、視聴者はがっかりしてしまいます。
プレゼン、結論や本論が述べられない。

私も、新しいことを勉強しようと、お金と時間を使って、ある講演会を視聴したところ、本人の経歴や過去の成功体験ばかりで、事前に発表されたタイトルに関する内容が聞けなかったことが何度かありました。
時間が無くなってしまい大切なことが述べられない講演会が、ときどきあります。
有料の講演会ならクレームが入るかもしれません。
資料があれば、少しでも得られるものがあるかもしれませんが、資料配布が無い場合もあります。

私が視聴した講演会などでは、年齢が高いほど、1枚のスライドに詰め込みすぎて、文字も小さい傾向があるように思います。
知識や経験が豊富で、話したいことがたくさんあるのかなと思います。
プレゼンは、視覚に訴えて効果的に

視覚的な表現を使う。

視聴者に分かりやすく伝えるには、図やイラスト、写真などを使って視覚的に表現します。
文章をイラストや図式化し、図を使って示したり(ビジュアル化)、箇条書きにしたりします。少ない文字、記号で分かりやすく表現できます。
文字が少なくなると文字の大きさも大きくでき、見やすくなります。

パワーポイントのスマートアートを使えば、簡単に図式化することができます。
関係があるものを比較のため並べたり、階層構造、順序、ピラミッドで表現したりすることができます。

プレゼンテーション、スマートアートを使う
箇条書きする場合でも、スマートアートを使うことができます。
箇条書きする場合は、簡潔な表現にします。
タイトルはシンプルにし、短い文章にします。

スマートアートは、プレゼンテーションだけでなく、配布資料等にも使えます。
これをコピーして、ワードに貼り付けて使うこともあります。

図の段数、割り付けは3つ

3つが印象に残りやすく、理解しやすいです。
道路の信号機の色も3つです。

スライド1枚には、できるだけ3つまで、最大でも4つにするとよいと思います。
4つの場合は、2つずつに分けたほうが見やすい場合も多いと思います。
5つ以上になる場合は、スライドを分けます。

パワーポイントのスマートアートの選択画面を表示すると、3段(3つに分けたもの)になってるものが一覧表示されます。

プレゼンテーション、大きく3つで表示

 

表よりグラフ

細かい表は、視聴者が見ても、すぐに理解できないことがあります。
必要に応じて表をスライドに入れますが、数値で示す表の場合は、グラフにして、割合の比較や数値の変化、傾向等を分かりやすく表現します。

プレゼンで図表を使う

新聞やチラシを参考にする

ジャンプ率
多数を占める小さな文字の中に大きな文字を入れると目立ちます。
新聞は大きな文字が目立つため、最初に目が行きます。
実際には、写真や絵のほうが目に入りやすいと思います。

大きな文字のタイトルから、中間の大きさの文字列(中タイトル)、そして本文です。
新聞は、そのように作られています。

タイトルを太い文字にしたり、目立たせたい文字を太字にするのも効果があります。
吹き出しを使ったり、文字を囲んだりするのと目立ちます。

また、細かい文字は読まれないと思います。
新聞のように細かい文字ばかりをスライドに入れる場合、大切なところを囲んだり、吹き出しにして大きく表示したり、色を付けて分かりやすくしてもよいと思います。

プレゼンスライドはシンプルに

 

例え話をする。
相手が分かる言葉を使う。
難しい専門用語や業界同士で使っているしくみなどを、そのまま話すと聞き手が理解できないことがあります。
プレゼンする人は、業務で行ったり研究やプレゼンの準備をしてりして、すみずみまで理解していますが、聞き手はわからないことがあります。
一般的な言葉を使ったり、例え話をして分かるように伝えます。
事前に家族などに聞いて理解できるか確認してもよいと思います。

 

1分間に400文字のスピード

学校で、3分間スピートを経験したことがある方は多いと思います。
人が聞きやすく、理解できるスピードは、1分間に400文字と言われます。
400文字とは、原稿用紙1枚分です。

3分なら1200文字
30秒で200文字です。

これ以上、早く喋ると理解できずに、早く終わらないかなと思ってしまうそうです。
このことは、元アナウンサーの方が書かれてた本に書かれていました。

もし、プレゼンで喋りの原稿を用意するのでしたら、このくらいを目安にしてみてください。