「君は何が言いたいんだ?」
「おまえは何を伝えたいんだ。」
「俺は忙しいから一言で述べろ。」
「もういい。文章でまとめて持ってこい」

上司への報告の際、私が上司からよく言われたことです。
中には、伝え方の方法を教えてくれたり、資料をくれる上司もいます。
日頃から伝える言葉や文章を書く練習をすることが大切と教えてもらいました。
また、短い言葉で説明する練習をすることで、プレゼンも上手になるからと指導を受けました。

 

先輩や上司、セミナー等で教えてもらったことをメモとして書かせていただきます。

・本当に伝えたい言葉だけ選び、残りは捨てろ。
・捨てる勇気も大切。全部、伝える必要はない。
・「要するに」「原則として」「基本的に」等を使わないように
・伝える内容は短い言葉で伝えよ。相手がイメージできることばで。
・話の要点を短い言葉にすること。
・最も大切な言葉だけを伝えろ。要点を3つ伝えろ。
・必要に応じて、別の言い方や言葉、例えを考えること。
・相手が求めていることを考えよ。
・印象に残るキーワードを考えよ。
・中学生、一般の主婦が理解できる言葉で説明せよ
・コンパクト、簡潔、明瞭
・数文字のキーワードを入れ、1文が10~15字程度以内にすること。
・ネットニュース、例えばYahooニュースのタイトルを参考にせよ。
・概要説明は、150字から250文字程度にする。この程度なら、30秒で話ができる。私の上司は、会議などで一人30秒話をさせることがあります。Twitterなら140字以内、簡単だろう。と言っています。

文字数(話す時間)
100文字(15~20秒)
200文字(30秒程度)
400文字(1分程度)

 

伝えるときの項目例

会社の様式や内容、上司、話す相手によって、伝える項目は異なると思います。

発信、報告、連絡、相談の型の例
まずタイトルを考えます。タイトルが思い浮かばない場合、先に内容を書いていると問題点等が整理されタイトルが出てくると思います。

以下、それぞれ、20~50文字程度の文を下記、全体で200文字くらいになれば、30秒程度で説明できます。

いずれも、A4用紙に書き、相手に示します。
内容が多い場合でも要約して、A4片面1枚にまとめるようにします。
A4-1枚なら、1~3分程度で相手は読んでくれると思います。
必要があれば、データやグラフなどの資料を添付します。
統計等の添付資料は、パワーポイントなどで作成しておくと、後でプレゼンで利用できるかもしれません。

例1
1概要
2問題点
3対応
4関連する情報(担当者、物品仕様、日程、計画など)

例2
1結論
2根拠
3参考事項

例3
1問題提起
2解決策
3理由
4結論

例4
タイトルのみ列挙(15文字以内にキーワードを入れた言葉で書く)
相手がイメージできる言葉を入れて、口頭で補足説明する。

シンプルにまとめたり切りすぎたりすると、叱られてしまうこともあります。
報告に行くと
「俺がすべて把握しているわけではない。言葉が足りない。わかるように話せ。」

 

また、結論から伝えると怒る人もいます。
報告内容が、相手の意に沿わないと、それ以上、会話が進まないことがあります。
この場合、経過報告や問題点、根拠などから説明することもあります。
相手を説得しなければいけないような場合は、小出しにしたり、意見を求めながら説明することもあります。

 

日頃の上司との関係や部下の意見を聞こうとする上司かどうかにもよるかもしれません。
日頃の報連相により、あなたの意見を聞こうじゃないかという関係が構築できるかもしれません。

 

日頃から短く書くトレーニング

手帳に日記を書く。
1日を振り返り、出来事や反省、改善点等をキーワードだけでも書くと短く説明するトレーニングになります。手帳の小さなスペースに書くだけでよいです。
後で自分が見て、おかしい表現だなと思えば修正することもトレーニングになります。その場合は、消さずに1本線、2本線で消すだけにします。
簡単な日記を書くと自分を客観的に見ることができるようになり、ストレスにも強くなるそうです。
メンタルが強くなれば、仕事もはかどります。

書く時間は、5分以内を目標に、慣れてきたら3分以内にするなど、目標時間を決めると効果的です。
仕事など、その日の出来事などを書いていると、後日、仕事で使えるアイデアなどを思いつくことがあります。手帳に書き留めておけば記憶に残りやすくなりますし、内容が整理されます。手帳などに記録することにより、後から思い出すより、簡単にその情報にアクセスできます。必要に応じて、パソコンを使ってもよいと思います。

 

電車内でみた光景や食べたもの、読んだ本などについても、簡単な感想を書いてもよいと思います。

 

気付きと行動
先輩や上司からは、行動するときは、いつも気付きを得ること、そして行動するように指導を受けます。
こうしたメモを書く際、気付きや今後の行動、決意等を添えたり、アウトプットすることを考えながら書くとトレーニングにつながると思います。