ワードを使って印刷します。

 

1通分だけの印刷ならワードのみで印刷できます。

 

一度に多くの封筒に印刷するなら、差し込み印刷が便利です。
エクセルを使って、宛先を編集しておきます。
今までに使っていた、住所録を編集しても使うことができます。

 

以下の例では、郵便番号は、枠の中に印刷されません。
住所や宛名の部分に郵便番号が印刷されます。

現在の郵便局の読み取り技術なら、この位置でも読み取ることができるそうです。

 

1通分(封筒1枚)だけ印刷する場合

ワードを起動します。(図はワード2013です)

 

1.ファイルから「新規」作成で「白紙の文書」を選択します。

封筒に差し込み印刷する。ワードを起動

 

2.「指し込み文書」タブから「封筒」を選択します。

封筒に差し込み印刷する。封筒を選択

 

3.「宛名ラベル作成」画面の「宛先(D)」に相手の住所を入力します。
同じ画面「宛名ラベル作成」の「差出人住所(R)」に差出人の住所を入力します。
印刷に失敗するかもしれないので、メモ帳などに相手の住所を入力しておき、コピーして、宛名ラベル作成画面に貼り付けるとよいです。(私は、毎回、何度も失敗しながら印刷しています。)

封筒に差し込み印刷する。相手の住所と自分の住所を入力。

 

 

4.「宛名ラベル作成」画面のサンプル(封筒の図)をクリックします。
「オプション」ボタンを押しても、封筒の設定画面に進めます。

封筒に差し込み印刷する。宛名ラベルの作成

 

5.「封筒オプション」の画面で封筒サイズの設定をします。
封筒サイズを変更するには、▼(下向きの三角矢印)をクリックすると封筒サイズが一覧表示され変更できます。

 

宛先の文字の書体は、「宛先」の「文字書式」で選択できます。
宛先の位置は、自動のままでよいです。
一度印刷して、ずれていたら変更します。

 

宛先と同様に差出人住所の書体や位置の変更ができます。

封筒に差し込み印刷する。封筒の大きさを選択

 

6.「封筒オプション」画面の「印刷オプション」をクリックします。
プリンターに入れる封筒の置き方や印刷の向きなどの設定ができます。

封筒に差し込み印刷する。文字の向きや位置を設定

設定したら、「封筒オプション」の画面の下のほうにある「OK」
ボタンをクリックします。

 

「宛名ラベル作成」画面に戻ります。

「印刷」ボタンを押して、印刷します。

 

エクセルで宛先データを作り差し込み印刷する

1.エクセルで差し込み用データを作成します。

封筒に差し込み印刷する。住所録をエクセルでつくる

図のように簡単なもので十分です。
氏名、郵便番号、住所など、必要なデータを入力します。

順番は、郵便番号からでなくても大丈夫です。

 

2.ワードを起動し、「差し込み文書」の「差し込み印刷の開始」をクリックします。
表示されたプルダウンメニューの「封筒」を選択します。

封筒に差し込み印刷する。差し込み印刷の開始

 

3.封筒オプション画面の「封筒サイズ」を選択します。
宛先の文字書式で文字の大きさや書体、印刷時の文字の位置を設定します。

封筒に差し込み印刷する。封筒の大きさを選択

設定したら「OK」をクリックします。

 

4.宛先データの差し込み
「差し込み文書」の「宛先の選択」をクリックします。
プルダウンメニューの「既存のリストを使用」をクリックします。

封筒に差し込み印刷する。宛先リストを使用して差し込み印刷します。

 

5.エクセルで作成した差し込み用宛先データのファイルを選択します。

ファイルを選択します。

 

6.「テーブルの選択」画面で、入力したエクセルデータファイル内の名前(シート名
)を選択し、「OK」をクリックします。

名前の欄には、あなたがシート名として入力した名称に意味不明な記号が付いていますが、気にせず選択してOKを押します。

封筒に差し込み印刷する。エクセルのシートを選択

 

7.前の作業で、ファイルとシートを選択しましたが、画面では何も起きていないように見えます。
アドレス帳の編集をクリックします。

封筒に差し込み印刷する。住所録から送る相手を選びます。

送付する(印刷する)宛先にチェックを入れます。
「OK」をクリックします。

 

8.「差し込み文書」タブの「住所ブロック」を選択します。

封筒に差し込み印刷する。住所を印刷場所を決めます

 

9.「住所ブロックの挿入」画面で宛先情報の指定をします。
「宛先の氏名を以下の書式で挿入する」にチェックを入れると、宛名氏名が婦ビューに表示されます。

「御一同様」等、不要なものが表示されるかもしれませんが、データの差し込み後に消すことができます。

封筒に差し込み印刷する。印刷の表示を確認

 

10.結果のプレビューで、印刷時の表示状態の確認ができます。
ここでは、実際に印刷される内容の編集はできません。

封筒に差し込み印刷する。印刷結果を表示してみる

差し込み印刷の宛先で選択したデータ全てが表示されます。
右三角矢印、左三角矢印で送ったり、戻したりできます。

 

11.プレビューで印刷時の状態を確認し、必要に応じて文字の大きさや位置の変更をします。

文字の大きさは、「ホーム」タブより、変更できます。

封筒に差し込み印刷する。宛名や氏名の文字の大きさを変更する

 

位置の変更は、《住所ブロック》付近をクリックし、四角い枠が出たら、その枠をマウスを使って移動させたり、広げたりすることができます。

封筒に差し込み印刷する。住所、宛名氏名の印刷位置を変更する

変更したら、再度、「差し込み文書」タブをクリックし、結果のプレビューで確認します。

封筒に差し込み印刷する。住所の位置を変更したらプレビューで確認

12.プレビューで変更箇所がないようなら、「完了と差し込み」をクリックします。
表示されたプルダウンメニューの「個々のドキュメントの編集」をクリックします。

 

封筒に差し込み印刷する。差し込みデータが正しい位置に入っていれば完了と差し込みを押す

13.「新規文書への差し込み」画面で「すべて」を選択します。

 

封筒に差し込み印刷する。完了し印刷する

14.差し込みが完了しました。

ワードの画面に封筒印刷用の宛先と宛名が数ページにわたって表示されます。
この画面で、宛名や氏名の編集ができます。

 

15.差し込みが完了したワードファイルは名前を付けて保存します。

印刷がうまくいかない場合の編集や、時間を置いてから印刷したりすることができます。

 

16.印刷します。

不要なA4用紙(裏紙)などを使って、印刷状態を確認してみます。
プリンタによっては、表、裏の指示ラベルが貼ってあることがありますが、念のため、不要な紙に「裏」「表」などと書いて、印刷を試すとよいと思います。

お試し印刷で印刷状態と確認し、大丈夫なら、封筒を入れて印刷します。

15.差し込みが完了したワードのファイルは名前を付けて保存します。封筒に印刷

差し込み完了後の修正

通常のワードの画面ですから、いつものワードの文書作成と同様に修正をします。

今回、私は、宛名の設定時に「御一同」が入ってしまいましたので、ワードの「置換」機能を使って、一括変換し削除しました。

「検索する文字列」に「御一同」と入力します。

「置換後の文字列」には、半角スペースを入れました。

封筒に差し込み印刷する。差し込み完了後の修正