エクセルで作った住所録から、ハガキの宛名面を差し込み印刷機能で印刷します。
一枚だけ印刷する場合は、エクセル住所録の取り込みをせず、ワード編集画面で編集します。
あらかじめエクセルで宛先データを作っておきます。
エクセルで差し込み用データを作成しておきます。
図のように簡単なもので十分です。
氏名、郵便番号、住所など、必要なデータを入力します。
入力する順番は、郵便番号からでなくても大丈夫です。
作成したら、一旦保存します。
保存形式は、通常のエクセルブック形式で大丈夫です。
保存後は、エクセルを閉じます。
ワードを起動し、ハガキの差し込み印刷の設定をします。
１ ワードで新規作成から編集画面を開き、「差し込み文書」 ＞ 「はがき印刷」をクリックし、プルダウンメニューから「宛名面の作成」を選択します。
あらかじめ、用紙サイズなどを設定する必要はありません。
２ 「はがき宛名ウィザード－はがき宛名面作成」画面が開きます。
「始めましょう」画面で「次へ」をクリックします。
３ はがきの種類を選び、「次へ」をクリックします。ここでは「年賀／書中見舞い」を選択しました。
「背景にはがきを表示する」にチェックを入れておくと文字の位置などが見やすくなります。
４ はがきの様式（縦書き／横書き）を選択し、「次へ」をクリックします。
ここでは、縦書きを選択しました。
５ 書式を設定で、宛名／差出人のフォントを指定します。ここでは、ＭＳ明朝を選択しています。
縦書き時の番地の数字を漢数字に変換して表示する場合は、チェックを入れます。
設定したら、「次へ」をクリックします。
６ 「差出人を印刷する」にチェックを入れ、差出人の情報（郵便番号、住所、氏名を入力し「次へ」をクリックします。
７ 宛名に差し込む住所録を指定します。
ここでは、あらかじめ作成しておいた住所録ファイルを差し込みますから、「既存の住所録ファイル」にチェックを入れ、「参照」ボタンをクリックし、開いた画面から、保存しておいたエクセルファイルを選び「開く」をクリックします。
一枚だけ印刷する場合は、この画面で、「使用しない」を選択すれば、ワードの編集画面で直接入力できます。
住所録のエクセルファイルを選択すると、もとの画面に戻ります。
「宛名の継承を指定してください」で、宛名の敬称をプルダウンメニューから選択します。
様、殿、先生などが選択できます。
設定したら、「次へ」をクリックします。
８ 「終了です－設定は終了しました」の画面が表示されたら、「完了」をクリックします。
９ 「テーブルの選択」画面で、「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックを入れ、ＯＫボタンを押します。
10 差し込み結果の確認
「結果のプレビュー」をクリックし、ただしく表示されているか確認します。
もう一度、「結果のプレビュー」をクリックすると、どのような項目（住所、氏名、会社名など）があるか確認できます。
私の場合、以下の部分に不要な項目が印刷されていましたので削除しました。
切手の部分にも、宛名が表示されていました。
この部分は、「挨拶文」の項目で変更できます。何らかの操作ミスで、挨拶文が挿入されていました。ここでは「様 東京 太郎、」と表示されていました。
メニューから「挨拶文（英文）」をクリックすると、不要な挨拶文が設定されていることが分かりました。
11 不要な挨拶文を消す
メニューから「結果のプレビュー」をクリックします。
≪あいさつ文≫のところにマウスカーソルを移動させて、DELキーかBackSpaceキーで削除します。
≪役職≫も不要でしたので、削除しました。
≪役職≫があることで、宛名の氏名の位置が印刷時に下がってしまいます。
≪会社名≫≪部署名≫も不要でしたので、削除しました。
不要な箇所を削除したら、「結果のプレビュー」をクリックし、送付する相手の住所、氏名等が正しく表示されているか確認します。
住所枠の下側が短いため、住所の一部（ここでは番地の１５８）が1行目下と二行目上またがって表示され見栄えが悪かったため、マウスで枠の下側を拡げました。
この後、「差し込み完了」で差し込み後の編集画面が表示されますから、その画面で編集や修正が可能です。
矢印でページを送り、すべて確認します。
12 差し込み完了後の宛名面の確認
宛名面をすべて確認したら、「完了と差し込み」をクリックし、開いたメニューから、「個々のドキュメントの編集」を選択します。
表示された「新規文書への差し込み－レコードの差し込み」画面で、印刷するレコード（住所録のうち、1人1人分のデータ、住所録一覧のうちの一人分のこと）を選択します。ここでは、「すべて」を選択しました。
１枚だけ印刷する場合は、「結果のプレビュー」で印刷したい画面を表示させてから印刷します。
13 差し込みが完了したら、全ページを確認し、必要に応じて加筆、修正します。
私の場合、住所の下部の一部（数字の五）が表示されていませんでしたんで、マウスを使って住所の枠を拡げて表示させました。
14 修正したら、通常印刷すれば、はがきの印刷ができます。
