エクセルで作った住所録から、ハガキの宛名面を差し込み印刷機能で印刷します。
一枚だけ印刷する場合は、エクセル住所録の取り込みをせず、ワード編集画面で編集します。

あらかじめエクセルで宛先データを作っておきます。

エクセルで差し込み用データを作成しておきます。

封筒に差し込み印刷する。住所録をエクセルでつくる

図のように簡単なもので十分です。
氏名、郵便番号、住所など、必要なデータを入力します。

入力する順番は、郵便番号からでなくても大丈夫です。

作成したら、一旦保存します。
保存形式は、通常のエクセルブック形式で大丈夫です。
保存後は、エクセルを閉じます。

ワードを起動し、ハガキの差し込み印刷の設定をします。

1 ワードで新規作成から編集画面を開き、「差し込み文書」 > 「はがき印刷」をクリックし、プルダウンメニューから「宛名面の作成」を選択します。
あらかじめ、用紙サイズなどを設定する必要はありません。

差し込み印刷で年賀状の宛名を印刷するウィザードメニュー

2 「はがき宛名ウィザード-はがき宛名面作成」画面が開きます。
「始めましょう」画面で「次へ」をクリックします。
年賀状差し込み印刷で宛名面を印刷する手順「はじめましょう」

 

3 はがきの種類を選び、「次へ」をクリックします。ここでは「年賀/書中見舞い」を選択しました。
「背景にはがきを表示する」にチェックを入れておくと文字の位置などが見やすくなります。

年賀状差し込み印刷で宛名面を印刷する手順「はがきの種類を選びます」年賀状を選ぶ

4 はがきの様式(縦書き/横書き)を選択し、「次へ」をクリックします。
ここでは、縦書きを選択しました。
年賀状差し込み印刷ではがき宛名面の様式「縦書き/横書き」を選ぶ画面

 

5 書式を設定で、宛名/差出人のフォントを指定します。ここでは、MS明朝を選択しています。
縦書き時の番地の数字を漢数字に変換して表示する場合は、チェックを入れます。
設定したら、「次へ」をクリックします。

年賀状差し込み印刷のはがき宛名面のフォント、数字を漢字で表示するかどうかを選ぶ画面

6 「差出人を印刷する」にチェックを入れ、差出人の情報(郵便番号、住所、氏名を入力し「次へ」をクリックします。

年賀状差し込み印刷のはがき宛名面の差出人情報の編集画面

7 宛名に差し込む住所録を指定します。
ここでは、あらかじめ作成しておいた住所録ファイルを差し込みますから、「既存の住所録ファイル」にチェックを入れ、「参照」ボタンをクリックし、開いた画面から、保存しておいたエクセルファイルを選び「開く」をクリックします。

エクセルファイルを選択し、年賀状に差し込みます
一枚だけ印刷する場合は、この画面で、「使用しない」を選択すれば、ワードの編集画面で直接入力できます。

 

住所録のエクセルファイルを選択すると、もとの画面に戻ります。
「宛名の継承を指定してください」で、宛名の敬称をプルダウンメニューから選択します。
様、殿、先生などが選択できます。

はがきの宛名の敬称を選択します。
設定したら、「次へ」をクリックします。

8 「終了です-設定は終了しました」の画面が表示されたら、「完了」をクリックします。

はがき宛名作成ウィザードの設定が完了

9 「テーブルの選択」画面で、「先頭行をタイトル行として使用する」にチェックを入れ、OKボタンを押します。
エクセル差し込みデータの住所録をテーブルとして保存する。

 

10 差し込み結果の確認

「結果のプレビュー」をクリックし、ただしく表示されているか確認します。
もう一度、「結果のプレビュー」をクリックすると、どのような項目(住所、氏名、会社名など)があるか確認できます。

プレビューで宛名を確認する

私の場合、以下の部分に不要な項目が印刷されていましたので削除しました。
切手の部分にも、宛名が表示されていました。
切手部分に挨拶、宛名が表示されていた

この部分は、「挨拶文」の項目で変更できます。何らかの操作ミスで、挨拶文が挿入されていました。ここでは「様 東京 太郎、」と表示されていました。
メニューから「挨拶文(英文)」をクリックすると、不要な挨拶文が設定されていることが分かりました。

11 不要な挨拶文を消す
メニューから「結果のプレビュー」をクリックします。
≪あいさつ文≫のところにマウスカーソルを移動させて、DELキーかBackSpaceキーで削除します。
ハガキ宛名面の不要な項目を消す

≪役職≫も不要でしたので、削除しました。
≪役職≫があることで、宛名の氏名の位置が印刷時に下がってしまいます。

≪会社名≫≪部署名≫も不要でしたので、削除しました。

不要な箇所を削除したら、「結果のプレビュー」をクリックし、送付する相手の住所、氏名等が正しく表示されているか確認します。

住所枠の下側が短いため、住所の一部(ここでは番地の158)が1行目下と二行目上またがって表示され見栄えが悪かったため、マウスで枠の下側を拡げました。
住所枠を拡げます。

この後、「差し込み完了」で差し込み後の編集画面が表示されますから、その画面で編集や修正が可能です。

矢印でページを送り、すべて確認します。
差し込み後、1枚1枚を矢印で送って確認

 

12 差し込み完了後の宛名面の確認

宛名面をすべて確認したら、「完了と差し込み」をクリックし、開いたメニューから、「個々のドキュメントの編集」を選択します。
差し込み完了ボタンで確定

表示された「新規文書への差し込み-レコードの差し込み」画面で、印刷するレコード(住所録のうち、1人1人分のデータ、住所録一覧のうちの一人分のこと)を選択します。ここでは、「すべて」を選択しました。
1枚だけ印刷する場合は、「結果のプレビュー」で印刷したい画面を表示させてから印刷します。
差し込みするレコード(送り先一覧)

 

13 差し込みが完了したら、全ページを確認し、必要に応じて加筆、修正します。

私の場合、住所の下部の一部(数字の五)が表示されていませんでしたんで、マウスを使って住所の枠を拡げて表示させました。

住所の一部は消えていたので、修正

14 修正したら、通常印刷すれば、はがきの印刷ができます。

 

封筒の宛先を印刷したい.直接印刷,差し込み印刷