講演会、発表会、会議の運営をする
会議や講演会等、運営側になることがあります。
その場合の注意点等を書き記したいと思います。

発表者にとって、より理想的な環境ができればよいのですが、手持ちの機器や会場の構造等により、理想的なプレゼン環境にならないこともあります。
会議室の場合は、プロジェクターの位置やスクリーンの配置に配慮が必要です。

個人でプレゼンの練習を行うなら、パソコンとプロジェクターを接続して、白い画面に映像が投影できれば問題ありませんが、発表会や講演会、会議等の場合は、効果的に行うために主催者側も準備が必要です。
また、パソコンやその他の機器等を持ち込んでもらう場合を想定したり、体の不自由な方への配慮等も必要です。

ここでは講演会や発表会、会議等を想定していますが、お酒の席で行うプレゼンや結婚式などのお祝いの席でもパソコンとプロジェクターを使って、スライドを投影することがあります。お祝いごとでは、他に演出が必要になると思いますが、プレゼンに関する準備や設営については、同様に考えてよいと思います。
退職の会や結婚式などでのプレゼン機器の準備

プレゼン会場の下見

新しいホールや会議室等を借りるなら、そのままの状態で理想的なレゼン環境が構築できる場合もありますが、IT機器はすぐに古くなりますから、会場のホームページを見て十分だと思われる会場でも、当日、行って見ると不具合があることがあります。

会場の予約を受け付ける担当者や管理者でも設備の詳細について不明な状況がありますから、事前に下見をすることをお勧めします。

体の不自由な方や車いすの方が来場されるかもしれません。
スロープや手すり、発表者が車椅子を使用している場合、介添えの方の椅子やスペースも必要になります。
プレゼン会場の準備、車椅子用のスロープ

1カ月前に発表者に連絡できるよう早めに下見をする

また、発表者やプレゼン機器を使う人も早めに会場の環境が知りたいと思います。
内容にもよりますが、できれば、1ヶ月前には、発表者に会場の環境をお伝えできるとよいと思います。

発表に不慣れな方もいらっしゃいます。
こうしたことが想定される発表会等では、2ヶ月前には発表者にお伝えできるとよいと思います。

来場者向けのチラシに会場の図などを入れるなら、早めに準備が必要です。
プレゼンに慣れた人

プレゼン下見で確認すること

会場の大きさ、椅子の位置等

実際に椅子に座って、スクリーンや演台等の見え方を確認します。
また、窓がある会場の場合、プレゼンの時間帯に太陽がどの位置にくるか、カーテンがあるかどうかを確認します。

開会式とプレゼン配置
講演会や発表会等では、開会式があり、主催者や来賓のあいさつがあると思います。
ステージ上は、まず開会式の配置にしますから、その後、すぐに発表やプレゼンができるよう配置を変える必要があります。
配置変えににどのくらい時間を要するかも想定します。

照明
発表時は、部屋を暗くする場面があるかもしれません。
照明のスイッチの位置を確認しておきます。
会場によっていは、照明係が必要になるかもしれません。

狭い会議室での私の失敗ですが、会議室前方に来賓や発表者が並び、部屋の前方にある照明のスイッチや音響機器が操作できず、プレゼン開始時に来賓の方にスイッチ操作をしてもらったことがありました。
このときは、会場の配置ミスでした。

当日、会場に人が集まると配置を変更せざるを得ない状況になることもあります。

 

写真撮影する

会場の状態が分かるよう撮影します。
写真があれば、後で会場準備に役立ちます。

事情により、担当者があなた以外の人に変わることもあります。
別の発表会や会議の主催や運営を行うことがあるかもしれません。

発表者には、会場の様子を写真でお伝えすることができます。
発表者目線で、舞台や会場の前方などからも撮影します。

 

スクリーン

貸しスクリーンの有無
ある場合は、スクリーンの種類や大きさを確認します。
サイズも確認します。
スクリーンのサイズは、4:3が多いと思います。
16:9のスクリーンを用意しているところは少ないです。

ホールなどの場合、大きなスクリーンが用意されていると思います。
スクリーンが広く使えれば、16:9でも投影できます。

会議室を借りる場合、スクリーンを置く位置などを想定しておきます。
可能なら、実際にプロジェクターの画面を投影してみます。
プロジェクターと写真などデータを入れたUSBメモリを持っていき、投影状態のテストをしてもよいと思います。

会場のスタッフに聞くと、プロジェクターやスクリーンを置く位置や他の主催者等が工夫していた情報等が得られるかもしれません。

プレゼンの内容によっては、スクリーンを複数使うことがあると思います。
想定される座席の位置とスクリーンの位置関係を確認します。

会議室に大型モニターがある場合、画面サイズによる見え方も確認しておきます。
4:3で作成したパワーポイントでの表示はどうか。
16:9で作成したパワーポイントででの表示はどうか。
動画を流した時は、どのように表示されるかなども確認するとよいと思います。

動画編集ソフトを使って、映像を流す発表者もいます。
発表者は、動画を編集する段階で、ソフト上で、4:3か16:9を選択すると思います。

動画や画像の場合、画面が伸びたり縮んだりすることがあります。

パワーポイントの画面のスライドサイズは16:9、4:3どっちを選ぶ?

 

発表者用の机、演台など

発表者は、パソコンの脇に資料やタブレットなどを置きたいかもしれません。
資料がおけるスペースがあるかどうか。
スペースがない場合、脇机があるかどうか確認します。

会議室の場合、演台はないことが多いと思います。
この場合、長机等にパソコンを置いて実施することになると思います。
立って発表することが多いと思いますから、会場に高さのある台がないか確認します。

プレゼン発表用の演台を準備

実物投影機
発表者は、実物を見せることがあります。
物品を置く台が用意できるかどうか確認します。
大きな物品で床に傷がつく恐れがあるようなら、シートなどを主催者が準備する必要があると思います。

また、実物投影機を貸してくれる会場はないと思います。
持ち込みになりますので、パソコンと実物投影機の切り替え方法も確認します。

 

ホワイトボード

プレゼン中にホワイトボードを使用する方もいます。

磁石やホワイトボードマーカーなども確認します。
磁石等がない場合は、持参します。

 

マイク
講演会のワイヤレスマイクが少ない場合、有線マイクを使用する

マイクの種類と本数

マイクは、手で握るハンドマイクか、タイピンなどに取り付けるタイプのものか確認します。
ワイヤレスマイクが使いやすいと思います。

ワイヤレスマイクは2本までなど本数が限られており、3本以上使うなら、有線マイクとの併用になる施設もあります。

 

ワイヤレスの場合、他のイベントと混線したことがないかも聞いておきます。

私は、過去に経験したことがありました。
公共の施設を借りた際、近くの公園で行われたイベントの放送が、こちらの会場のスピーカーから流れてしまいました。

プロジェクター
プレゼン用プロジェクターを設置する

プロジェクターを持ち込む場合
  • プロジェクターを置く台の有無
  • パソコンを置く台
  • プロジェクターの台と机や座席の位置関係
  • プロジェクターの電源をどこから取るか、また、ケーブルが届くか。

プロジェクターの利用については、使用者任せで、配慮されていない会場、会議室もあります。
プロジェクターを設置する適当な高さの台がない会議室もあります。
安定した台があればよいですが、段ボール箱でも代用できます。

 

現地のプロジェクターが利用できる場合
  • プロジェクターの明るさ
  • プロジェクターは、どこに設定されているか。天井からの吊り下げ型なら座席やステージ上の配置がしやすいです。
  • パソコンとケーブルを接続するケーブルや端子の種類。持ち込みパソコンとの接続が可能か。変換ケーブルが必要になるか。

 

その他

・発表者や講師、来賓などの控室の場所
・トイレ
・食堂
・自販機
・緊急時の対応や避難経路
など

発表者に連絡、確認する

大きな会議や発表会等の場合、遅くとも1ヶ月前には、主催者、運営側が用意できる環境を発表者に告知します。
社内会議等の場合は、数日前や直前のこともあるかもしれません。
プレゼンに欠席しないよう連絡する

メールや紙で連絡し、その後、電話で説明するとよいと思います。

発表者が効果的にプレゼンできるよう、発表者の意向を聴き、会場の配置や機器の準備に役立てます。

発表者は、講演や発表の数日前に、当日の進め方を決めることもあります。
会場内を歩きながらスライドを送ったり、仕事のスキルアップなどの講座の場合、途中で机を移動させたりすることもあります。

 

事前に伝える内容や確認することなど

会場や発表時間、当日の連絡先、駐車場の有無など、一般的なこと以外にプレゼンが効果的に実施できるよう主催者は配慮する必要があると思います。

体の不自由な方が発表されることもありますから、必ず連絡し相手の意向や使う機器等について確認します。
障害をもった方が使う専用ソフトを主催者が用意するパソコンにインストールしたり、関係機器を接続する場合もあります。

身体が不自由な方のための配慮が必要

会場について

会場の状況については、写真付きで送ると分かりやすいです。

机や椅子などの状態、部屋の広さ、照明等なども必要に応じて伝えます。
会場内すべての機器や設備を使って効果的に行う発表者もいます。

ホワイトボードとプレゼン機器併用の方はたくさんいると思います。
紙を貼るために磁石が必要かもしれません。
模造紙とマジックを使う方もいます。
マジックを使うなら、新聞が必要かもしれません。

スクリーンのサイズ

スクリーンや投影した状態のサイズを連絡します。
会場によっては、16:9の画面サイズに対応できなこともあります。

運営側としての失敗ですが、画面サイズ4:3の会場なのに、発表者が16:9でスライドを作成され、現場でパワーポイント設定を4:3にしたことがありました。
発表される方がパワーポイントの操作に慣れていなかったため、あわてて係りがパソコンの操作をし、2,3分ロスした経験があります。

パワーポイントで、画面サイズを16:9から4:3に変更すると画面表示が崩れてしまいます。
発表者が意図していることが伝わらなくなることもあります。

プロジェクターを調整して16:9のまま投影することができますが、スクリーンが4:3のままだと画面が小さくなります。

パソコン等の機器

主催者側がパソコン等の機器を準備し、発表者は、USBメモリ等でデータを持参する場合

当日のトラブルをさけるため、確認が必要です。
できれば、データを送ってもらうとよいと思います。
プレゼンデータの容量が大きい場合は、プレゼンスライドを数枚、送ってもらえないか交渉してもよいと思います。

  • パワーポイントのバージョン
  • OS
  • インターネット接続するか
  • PDFが表示できるか。PDFファイルを使って発表することもあります。
  • パワーポイント内でなく、単独で動画や写真を使うか。
    CDやDVDに焼いた動画が、再生されないトラブルはよくあります。
  • 外付けマウスやプレゼンマウスの有無
    (タッチバッドが苦手な方もいます)
  • データーはどのようなメディアで持参するのか。USBメモリやCD等

プレゼン機器

パソコン等の機器を発表者が持参する場合

主催者がプロジェクターを準備し、発表者のパソコンやタブレット等と接続する場合です。
プレゼンや動画が再生されないというトラブルは少なくなります。

プロジェクターとパソコンを接続するためのケーブルやコネクター等について確認が必要です。
必要に応じて変換コネクターを用意することも考えます。

MACを使ってプレゼンをする人も多いです。
MACやiPad、タブレット、スマホを持参される発表者は、変換ケーブル等を持参してくれることもありますが、MACかWindowsPCなら、主催差がケーブルを準備してれているだろうと思っている方もいます。
できれば、両方に対応できるよう準備しおくとよいと思います。

プレゼンにタブレットを使う

その他の物品について

・指示棒
・レーザーポインタ
・プレゼンマウス
・時計
・プレゼン時の手元用照明器具
・プロンプター(米国大統領のようにプレゼンしたいと申し出があったことがあります。)

 

忘れがちなのがAC100Vの電源コード

会場の貸し出し物品には無いことがほとんどです。
AC100Vの延長コード、テーブルタップ等を、当日、数本持参します。

私は、主催者側のときは、予備やトラブル対応のため、電源ドラム(20から30m)を持参します。

プレゼン準備に電工ドラム
私が発表側のときは、テーブルタップを1,2本持って行くようにしています。
つないで10mくらいあれば、どの会場でもコンセントまで届くと思います。

会議の場合、参加者がパソコンを持ち込む場合があります。
テーブルタップは、多めに準備しておくとよいと思います。

発表者と運営担当者間で必ず打ち合わせを行うこと

私の失敗談(発表者として)です
私が発表側でPCとプロジェクターを持参して現地に行ったところ、現地にAC100Vの延長用コードが無いということがありました。
当日は、私だけがプレゼン機器を使う講座でした。

プレゼン会場にテーブルタップを持参する
事前の主催者との電話で、電源コード、テーブルタップのみ用意してほしい、その他の発表機器一式は私が持参します。と連絡しておきました。

しかし、当日の担当者には伝わっていなかったようでした。

発表や講演、講座などの講師の依頼は、通常、部長や課長、所長や次長など偉い人が行うことが多いと思います。
そのときに発表者が依頼者に話した内容が担当者に伝わらないこともあります。
できれば、担当者と詳細の打ち合わせをするとよいと思います。

電源ケーブルに限らず、細かい打ち合わせは発表者と担当者で行うことが望ましいと思います。
発表者と主催者が友人同士など深い関係の場合でも、ミスがなく、より効果的なプレゼンになるよう、運営側の担当者は、必ず発表者と連絡を取ったほうがよいと思います。
打ち合わせをすることで当日の運営もすむーずに進められると思います。

 

前日の連絡

できれば、2,3日程度前にも確認の電話をいれておくとよいと思います。
機器の確認だけでなく、相手が日時を間違えていないかどうかも確認できます。

発表者に対して「当日、忘れないように来てください」とは言えませんので、私は、以下のようなことを発表者に伝えています。
下記のようなことをメールし、電話し、「よろしくお願いします」と伝えます。
・講演会等の場合、当日の出席者の人数。
・何分頃に到着するか確認する。
・駐車場の案内
・緊急時の連絡先
・当日の控え室などの案内
・準備した機器やしています。不備はないか。