データを持参しても、プレゼン会場で、パソコンに触らせてくれない場合があります。
あなたのパソコンをプレゼンの会場に持ち込んで使ったり、主催者のパソコンであっても、あなたがプレゼンデータを開いたりするなら問題ありません。
しかし、主催者が用意したパソコンに、あなたがUSBメモリを接続したり、データ転送をさせてくれないことがあります。
主催者の情報セキュリティポリシーなどにより、社外の人が使える範囲が限定されていて、マウスだけ使用可ということもあります。
主催者に配慮する
主催者がデータを扱う場合、主催者の係りの人がデータ転送しやすいようにしておくとよいと思います。
データはルートに置く
USBメモリ内のデータは、ルートに置き、分かりやすい名前を付けておくとよいです。
ルートとは、USBメモリやCDを開いたら、すぐにデータが見えるところです。
USBメモリ内にフォルダなどを作って、その中に入れると、係りの人は、どこにデータがあるか探すことになります。
係りの人は、必ずしも専門家ではありません。
データは、ルートに置き、その他のデータは消しておくとよいと思います。
データがたくさんあると係りの人が迷います。
名前の付け方も主催者が分かるようにしておくとよい思います。
例 「１月２２日（土）会場名「テーマ」．pptx」
例 「テーマ(会場名)．pptx」
のように一目でわかるような名前にしておくと、係りの人が迷いません。
CDでも同様で、CD内のデータが見える状態になったら、すぐに見えるところにデータを置いておきます。
USBメモリでなく、ＣＤにデータを入れて持参する
主催者によっては、外部の人が持ち込んだUSBメモリの接続を禁止しており、ＣＤでデータを持参するよう依頼される場合もあります。
データが入ったUSBメモリを係りに渡して、あなたは、主催者と打ち合わせをするケース
パソコンにデータを転送する時にあなたがいない場合があります。
プレゼン会場に、あなたがいない状況で、係りの人がＵＳＢメモリ内のデータをパソコンに転送してくれるような場合です。
目の前でのデータ転送なら、データがフォルダの奥にあったとしても、データの場所を係りの人に説明すればよいですが、プレゼンをする人本人が、データ転送の場に同席できないことがあります。
例えば、会場に着いてすぐに控室や応接室などに通され、係りの人に「USBメモリを預かります」と言って、あなたがパソコンの側でデータ転送を確認できないような場合です。
このような場合、USBメモリ内のプレゼン用データが、どれかわかるようにしておくと、係りの人が迷いません。
パソコンの操作が制限されている場合
主催者がプレゼンデータをパソコンに転送し、スライドショーの実行までやってくれることもあります。
主催者の係りが、こちらが用意したプレゼンのデータをパソコンに転送し、スライドショーの最初のスライド画面まで表示してくれて、その後、プレゼンをする人は、マウス（プレゼンマウス）のみ使用ＯＫということもあります。
パソコンの持ち込みをしないプレゼンの場合、このようなことがあります。
パソコンの操作をさせてくれない場合、プレゼン中、スライドを進めるためには、「次のスライドへ」と係りの人に指示する必要があります。
このような場合、プレゼンの時間がもったいないですから、プレゼンマウスも持参するとよいと思います。
プレゼンマウスの接続もＮＧのケースがあります。
パワーポイントのアニメーションは多用しない
パワーポイントのアニメーションを使っている場合、マウスをクリックしないとアニメーションが動作しませんから、何度も操作を指示することになり、プレゼンの内容が薄くなってしまいます。
主催者がパソコンを操作する場合があるので、パワーポイントのアニメーションは多用しないほうがよいと思います。
データの置き場は分かりやすく
このように主催者側の情報セキュリティポリシー等により、パソコンに触らせてくれない場合もあります。
また、パソコン内のアプリやシステムに触らせたくないという理由、複数のプレゼンを行う場合、他の人のプレゼンデータへの配慮の場合もあると思います。
トラブル防止のため、複数のメディアを持参
私は、トラブル対応のため、データが入ったUSBメモリを２本持っていきます。
状況によっては、事前にメールでデータを送っておくと安心です。
