データを持参しても、プレゼン会場で、パソコンに触らせてくれない場合があります。

プレゼンデータは、USBメモリの直下に入れておく

あなたのパソコンをプレゼンの会場に持ち込んで使ったり、主催者のパソコンであっても、あなたがプレゼンデータを開いたりするなら問題ありません。

 

しかし、主催者が用意したパソコンに、あなたがUSBメモリを接続したり、データ転送をさせてくれないことがあります。

 

主催者の情報セキュリティポリシーなどにより、社外の人が使える範囲が限定されていて、マウスだけ使用可ということもあります。

 

主催者に配慮する

主催者がデータを扱う場合、主催者の係りの人がデータ転送しやすいようにしておくとよいと思います。

 

データはルートに置く

USBメモリ内のデータは、ルートに置き、分かりやすい名前を付けておくとよいです。
ルートとは、USBメモリやCDを開いたら、すぐにデータが見えるところです。

USBメモリ内にフォルダなどを作って、その中に入れると、係りの人は、どこにデータがあるか探すことになります。

 

係りの人は、必ずしも専門家ではありません。

 

データは、ルートに置き、その他のデータは消しておくとよいと思います。
データがたくさんあると係りの人が迷います。

 

名前の付け方も主催者が分かるようにしておくとよい思います。

例 1月22日(土)会場名「テーマ」.ppt

例 テーマ(会場名).ppt

のように一目でわかるような名前にしておくと、係りの人が迷いません。

 

CDでも同様で、CD内のデータが見える状態になったら、すぐに見えるところにデータを置いておきます。

 

USBメモリでなく、CDにデータを入れて持参する

主催者によっては、外部の人が持ち込んだUSBメモリの接続を禁止しており、CDでデータを持参するよう依頼される場合もあります。

 

データが入ったUSBメモリを係りに渡して、あなたは、主催者と打ち合わせをするケース

パソコンにデータを転送する時にあなたがいない場合があります。

プレゼン会場に、あなたがいない状況で、係りの人がUSBメモリ内のデータをパソコンに転送してくれるような場合です。

 

目の前でのデータ転送なら、データがフォルダの奥にあったとしても、データの場所を係りの人に説明すればよいですが、プレゼンをする人本人が、データ転送の場に同席できないことがあります。

 

例えば、会場に着いてすぐに控室や応接室などに通され、係りの人に「USBメモリを預かります」と言って、あなたがパソコンの側でデータ転送を確認できないような場合です。

 

このような場合、USBメモリ内のプレゼン用データが、どれかわかるようにしておくと、係りの人が迷いません。

 

パソコンの操作が制限されている場合

主催者がプレゼンデータをパソコンに転送し、スライドショーの実行までやってくれることもあります。

主催者の係りが、こちらが用意したプレゼンのデータをパソコンに転送し、スライドショーの最初のスライド画面まで表示してくれて、その後、プレゼンをする人は、マウス(プレゼンマウス)のみ使用OKということもあります。

 

パソコンの持ち込みをしないプレゼンの場合、このようなことがあります。

 

パソコンの操作をさせてくれない場合、プレゼン中、スライドを進めるためには、「次のスライドへ」と係りの人に指示する必要があります。

 

このような場合、プレゼンの時間がもったいないですから、プレゼンマウスも持参するとよいと思います。

プレゼンマウスの接続もNGのケースがあります。

 

パワーポイントのアニメーションは多用しない

パワーポイントのアニメーションを使っている場合、マウスをクリックしないとアニメーションが動作しませんから、何度も操作を指示することになり、プレゼンの内容が薄くなってしまいます。

 

主催者がパソコンを操作する場合があるので、パワーポイントのアニメーションは多用しないほうがよいと思います。

 

データの置き場は分かりやすく

このように主催者側の情報セキュリティポリシー等により、パソコンに触らせてくれない場合もあります。

また、パソコン内のアプリやシステムに触らせたくないという理由、複数のプレゼンを行う場合、他の人のプレゼンデータへの配慮の場合もあると思います。

 

トラブル防止のため、複数のメディアを持参

私は、トラブル対応のため、データが入ったUSBメモリを2本持っていきます。
状況によっては、事前にメールでデータを送っておくと安心です。