プレゼンの目的を、構成を考えて効果的に行う
プレゼンの種類、目的

主に以下の3つに分けられますが、複合的に実施することもあります。
いずれも、聞き手に何らかの行動を起こしてもらうことになります。
そのために聞き手が理解し、納得できるものでないといけません。

説明

情報を伝える。情報を提供する。
会社の説明
プロジェクトの内容説明
研究成果の発表等

 

説得

聞き手に納得してもらい、行動してもらう。
新しい企画、計画、サービス等

 

論証

考えを理解、納得してもらい、行動を促す。

相手に行動を起こしてもらうことがプレゼンの目的

話し手が目的をもってプレゼンに臨んでも、聞き手が違う目的で聞きにきていることもありますから、双方の目的をを把握する必要があります。
話し手は、プレゼン資料を作成する前に主催者や上司等の意見を聞くとよいと思います。

 

目的があいまいだと、当日、プレゼンの会場に行ってから、聞き手の意向によってプレゼンの内容が変わったり、用意した資料が使えなかったりすることが、あるかもしれません。

 

主催者から、「このテーマでやってくれ、内容はまかせる」と言われることもあります。
目的があいまいで、視聴者がどのような人たちか、何を知りたいか分からないこともあります。

必要に応じて、事前にアンケートをとり、相手の知りたいことを把握してからプレゼン資料を作成してもよいと思います。

事前アンケートを行い、相手の知りたいことを把握します。
聞き手にとって、どのくらいお得な情報が得られるか、どうすれば心が動くか、行動してくれるか考えます。

 

プレゼン資料を作成する前に情報を集める

プレゼンの内容に関する資料を集める前にプレゼンの目的や対象者、会場の状況などを把握します。
企画書作成時などでもおなじみの6W1Hを考えるとよいです。

主催者や関係者からできるだけ情報を集めます。

プレゼンの6W1H

When(いつ)
日時、持ち時間

Where(どこで)
会場

Who(誰が)
話し手を誰にするか

Whom(対象者)
聞き手

What(何を)
内容

Why(何のため)
目的

How(どのように)
パワーポイントのみ
紙資料併用
グループワークや対話形式 など

 

対象者の分析も大切です。

社外でのプレゼン
・年齢、性別、所属している団体や会社等
・何を求めているか。何を知りたいか。
・何に興味があるのか。

社内でのプレゼン
・社外社内の上役、若手、全体
・何のためにプレゼンが行われるのか、聞かなければいけないのか。
・知りたい情報、理解したい情報

 

社内プレゼンでは、少人数のことも多いと思います。
グループワークなどを行うと効果的な場合もあります。
一方的なプレゼンにならないよう、聞き手が発言したり、活動する機会を設けたりするとよいと思います。
プロジェクトや相手が若手の場合、いっしょに考える機会を設けるのも効果があると感じます。

 

プレゼンの構成(ストーリー展開)

話をする場合、起承転結が大切であると言われるが、プレゼンでは、序論(導入)、本論(展開)、結論(まとめ)の3段構成が一般的です。

 

話の展開

・序論、本論、結論(プレゼン)
・起承転結(一般的なお話)

 

序論(導入)

テーマや目的を明確に提示する。
内容の重要性について、利益や効果などについて認識させる。
予備知識を提供する。

 

本論(展開)

内容の要約、理由の裏付け
結論、ポイント、問題解決策、アイデアなど
客観的事実、統計データなど

 

結論(まとめ)

内容を要約して、まとめを簡潔に述べる。
聞き手の行動を促す。
課題や今後の計画等

まとめでは、説明したい内容を繰り返し、視聴者に理解を深めてもらったり、視聴者の行動を促すことが大切です。