ワードで概要（アウトライン）を作ってから短時間でプレゼンを作る

プレゼンのスライドをパワーポイントの画面でいきなり作ると主催者や上司から手直しの指示があることがあるので、下準備をしてから作ると短時間で作成することができます。

おおまかな手順
１　プレゼンの目的や主催者等の意向を確認する。
２　ワードやメモ帳で、プレゼンの項目を書き出す。
３　パワーポイントでスライドを作成する。

ワードで作った概要（アウトライン）やレジュメは、パワーポイントで取り込んで利用することができます。
いきなりパワーポイントの編集画面からスライドを作る場合でも、パワーポイントの「アウトライン編集」機能を使えば、短時間で作成することができます。

短時間でプレゼンスライドを作らなければいけない

短時間でプレゼンスライドを作成しなければいけない場合があると思います。
急に会議が設定されたり、会議やプレゼンの直前まで関係資料が集まらなかったりして、作成時間が確保できないことがあります。

発表時間まで、30分から１時間程度しかなく、同僚や仲間と発表内容を話し合い、発表資料をまとめなければいけないケースもあります。

私の場合、自分の段取り不足で直前まで放置していて、着手するのが前日になったり、当日、朝だったりすることもあります。

プレゼンによっては、その内容を上司や同僚にチェックしてもらう必要がありますから、まずプレゼンの要点のみ書き出して、上司などにチェックしてもらってからスライドを作成する場合もあります。

いずれにせよ、早めに着手したほうがよいのは言うまでもありませんが、様々な事情により、直前に作成したり、短時間で作成しなければいけないケースは出てくると思います。

短時間で作るには、事前の準備として、主催者の意向を聴いたり、上司への相談をしておくと、プレゼンスライドの作成に集中でき、スムーズです。

先にスライドを作成してから、主催者へ確認したり上司の決裁などを受けたりすると、大きく修正しなければいけない場合、これまでの時間が無駄になってしまいます。

パワーポイントでプレゼンスライドを作成する手順

私の場合、以下のような手順で作成しています。
いきなりパワーポイントで作るのではなく、主催者や上司に相談し内容を絞ってから、資料集めをしたりや関係者から聞き取りをしたりします。

すでに作成した報告書や資料などがあれば、すぐにパワーポイントでスライドを作成することもできます。
報告書等が無い場合は、資料集めやデータの集計等に時間がかかると思います。

プレゼンスライド作成手順の例

手順１　プレゼンの目的や対象をはっきりさせる。

主催者や上司に相談し、ポイントを絞ります。
主催者に相談すると、何を求めているのかがわかり、プレゼンのイメージが掴めます。
その上で、上司や同僚に相談し、プレゼンの流れやヒントをもらいます。
・説明のみのプレゼン（成果の発表、会社の説明等）
・理解、納得してもらうプレゼン（新サービスや計画等の説明）
・行動を促すためのプレゼン（新商品の説明、情報を提供）

手順２　上司や同僚に相談しポイントを絞る

上司や同僚に相談する前に概要をメモします。
概要といっても目次のようなものを箇条書きするだけでよいと思います。

上司や同僚に見せるメモ

（１）主催者から得られた情報等
・プレゼンの日時
・あなたに与えられた時間
・対象者
・目的
・主催者の意向等

（２）プレゼンに関する資料
・関連する報告書
・世の中に出回ってる資料
・主催者が行っている事業や取り組みなど

（３）プレゼンの概要について（案）
・説明する項目や各スライドのタイトルなど

（３）のプレゼンの概要は、会議などで使うレジュメ（要約、概要、要点をまとめたもの）のような形でよいと思います。
大項目を３～５程度、さらに小項目まで作成しておきます。
大項目　１・・・・
小項目　①・・・（TABキーで字下げしておきます）
②・・・（TABキーで字下げしておきます）
２・・・・
①・・・
②・・・

小項目まで、一生懸命考えても、相談の結果、大項目の内容が変わることもあります。
状況によっては、大項目のみを書いて相談してもよいと思います。

私は、大項目のみ書いて相談することもあります。
上司が小項目まで必要としないと思われる場合です。

大項目だけ書いておいて、その場で小項目について説明することもありますし、一度、持ち帰って、さらに細かい項目まで書き出して、再度、上司や同僚に相談し、意見を聞くこともあります。
上司のやり方や会社のスタイル、プレゼンの目的等により、異なると思います。

上司も同僚もお忙しいと思いますので、できるだけ材料を持参して意見をもらったほうがよいと思います。