プレゼンのスライドをパワーポイントの画面でいきなり作ると主催者や上司から手直しの指示があることがあるので、下準備をしてから作ると短時間で作成することができます。

おおまかな手順
1 プレゼンの目的や主催者等の意向を確認する。
2 ワードやメモ帳で、プレゼンの項目を書き出す。
3 パワーポイントでスライドを作成する。

ワードで作った概要(アウトライン)やレジュメは、パワーポイントで取り込んで利用することができます。
いきなりパワーポイントの編集画面からスライドを作る場合でも、パワーポイントの「アウトライン編集」機能を使えば、短時間で作成することができます。

パワーポイントのアウトライン機能,短時間でスライドを編集

短時間でプレゼンスライドを作らなければいけない

短時間でプレゼンスライドを作成しなければいけない場合があると思います。
急に会議が設定されたり、会議やプレゼンの直前まで関係資料が集まらなかったりして、作成時間が確保できないことがあります。

発表時間まで、30分から1時間程度しかなく、同僚や仲間と発表内容を話し合い、発表資料をまとめなければいけないケースもあります。

私の場合、自分の段取り不足で直前まで放置していて、着手するのが前日になったり、当日、朝だったりすることもあります。

プレゼンによっては、その内容を上司や同僚にチェックしてもらう必要がありますから、まずプレゼンの要点のみ書き出して、上司などにチェックしてもらってからスライドを作成する場合もあります。

いずれにせよ、早めに着手したほうがよいのは言うまでもありませんが、様々な事情により、直前に作成したり、短時間で作成しなければいけないケースは出てくると思います。

短時間で作るには、事前の準備として、主催者の意向を聴いたり、上司への相談をしておくと、プレゼンスライドの作成に集中でき、スムーズです。

先にスライドを作成してから、主催者へ確認したり上司の決裁などを受けたりすると、大きく修正しなければいけない場合、これまでの時間が無駄になってしまいます。

パワーポイントでプレゼンスライドを作成する手順

私の場合、以下のような手順で作成しています。
いきなりパワーポイントで作るのではなく、主催者や上司に相談し内容を絞ってから、資料集めをしたりや関係者から聞き取りをしたりします。

すでに作成した報告書や資料などがあれば、すぐにパワーポイントでスライドを作成することもできます。
報告書等が無い場合は、資料集めやデータの集計等に時間がかかると思います。

プレゼンスライド作成手順の例

手順1 プレゼンの目的や対象をはっきりさせる。

主催者や上司に相談し、ポイントを絞ります。
主催者に相談すると、何を求めているのかがわかり、プレゼンのイメージが掴めます。
その上で、上司や同僚に相談し、プレゼンの流れやヒントをもらいます。

 

手順2 上司や同僚に相談しポイントを絞る

上司や同僚に相談する前に概要をメモします。
概要といっても目次のようなものを箇条書きするだけでよいと思います。

上司や同僚に見せるメモ

(1)主催者から得られた情報等
・プレゼンの日時
・あなたに与えられた時間
・対象者
・目的
・主催者の意向 等

(2)プレゼンに関する資料
・関連する報告書
・世の中に出回ってる資料
・主催者が行っている事業や取り組みなど

(3)プレゼンの概要について(案)
・説明する項目や各スライドのタイトルなど

(3)のプレゼンの概要は、会議などで使うレジュメ(要約、概要、要点をまとめたもの)のような形でよいと思います。
大項目を3~5程度、さらに小項目まで作成しておきます。
大項目 1・・・・
小項目 ①・・・(TABキーで字下げしておきます)
②・・・(TABキーで字下げしておきます)
2・・・・
①・・・
②・・・

小項目まで、一生懸命考えても、相談の結果、大項目の内容が変わることもあります。
状況によっては、大項目のみを書いて相談してもよいと思います。

 

私は、大項目のみ書いて相談することもあります。
上司が小項目まで必要としないと思われる場合です。

大項目だけ書いておいて、その場で小項目について説明することもありますし、一度、持ち帰って、さらに細かい項目まで書き出して、再度、上司や同僚に相談し、意見を聞くこともあります。
上司のやり方や会社のスタイル、プレゼンの目的等により、異なると思います。

上司も同僚もお忙しいと思いますので、できるだけ材料を持参して意見をもらったほうがよいと思います。

ワードで概要(アウトライン)を作る

私は、Windows標準のメモ帳か、ワードで上司への説明資料を作ることが多いです。
ワードでレジュメを作っておけば、当日、配布資料として使うこともできます。

パワーポイントにも概要をつくる機能があります。
いきなりパワーポイントで作成しても、ワードで作った概要(アウトライン)と同じようなものを印刷することができます。

概要を作る場合、小項目は、必ず字下げ(インデント)しておきます。
ワードの通常の編集画面で編集しても問題ありませんが、ワードのアウトライン編集を使うと便利です。
ワードのメニューから「表示」>「アウトライン」
ワードのアウトライン編集画面を開く

レベルの数字を上げたり、下げたりすることで、各項目のレベルの調整ができます。
ワードのアウトライン編集でレベルを変更する。

順序を変更する場合は、三角の矢印を使います。
「レベルの表示」から「すべてのレベル」「レベル1」などを選択すれば、レベルごとの順序変更が簡単にできます。
ワードのアウトライン編集、順序を変更する。

通常の編集画面に戻る場合は、「アウトライン表示を閉じる」をクリックします。
ワードのアウトライン編集を閉じて、通常の編集画面にする。

 

ワードで作った文書をパワーポイントで取り込む

メモ帳やワードで作った文書は、パワーポイントで取り込むんで使うことができます。

パワーポイントへの取り込み手順
メニューから「ホーム」>「新しいスライド」 > 「アウトラインからスライド」
ワードで作ったアウトラインをパワーポイントで取り込む

 

手順3 パワーポイントでスライドを作成

(1)アウトライン機能を使って文字入力のみで作成
または、ワードで作ったアウトラインを取り込む

(2)グラフや画像、動画などの情報を追加

(3)効果的なプレゼンになるよう修正
・文字の大きさや画像の色の変更、矢印の追加など
・SmartArtなどを使って図式化
・写真や画像などの修正、変更
・アニメーション など

準備時間がない場合は、(1)と(2)だけでプレゼンを行います。
文字のみでも十分なプレゼンもあります。

プレゼンの内容や準備時間等の都合により、(1)のみ、つまり文字だけのスライドにし、関係するグラフや画像は、資料として配布することもあります。