プレゼンする場合、カンニングペーパー、手持ち資料があると安心です。

パワーポイントには、発表者ツールというのがあり、印刷した資料がなくても、手元のパソコン画面上で原稿が読めるしくみになっています。

私は、時間配分を書き込んだ目次を用紙することがあります。
ワードでもエクセルでもよいと思います。

プレゼン時の手持ち資料について

私は、図のようなものを使います。
パワーポイントのノート印刷、片面のみ

印刷は、片面(2in1印刷)です。
片面なら、めくるだけですみます。

両面ですと、ひっくり返す必要があります。
ひっくり返したときに、どのページだったか、わからなくなることがありますから片面印刷にしています。

ノート部分を印刷して、視聴者に配布する場合もありますが、ここでは、自分用に作成して手持ち資料として印刷します。

作成方法

パワーポイントのノートを使って作成します。

 

ノートの表示方法

1 「表示」から「ノート」を選びます。

パワーポイントで手持ち資料(カンニングペーパー)を作る手順1ノート表示

2 下部の「テキスト入力」部分に説明内容を入力します。
パワーポイントで手持ち資料(カンニングペーパー)を作る手順2ノート表示にテキストを入力する。

 

3 ファイル > 印刷 > 「フルページサイズのスライド」をクリックします。
パワーポイントで手持ち資料(カンニングペーパー)を作る手順ノートを印刷する1

 

4 印刷レイアウト画面から「ノート」を選択します。
パワーポイントで手持ち資料(カンニングペーパー)を作る手順ノートを印刷する2

 

5 「フルページサイズのスライド」が「ノート」に変わっていることを確認します。
印刷画面がノートになっていることを確認します。

このまま、「印刷」してもよいと思います。

私は、A4横に2ページ分印刷します。
以下は、その手順の例(Canonインクジェットプリンタ)です。

6 プリンターのプロパティをクリックします。
A4横1枚に2ページ印刷する。

 

7 「2in1印刷」を選択します。
設定したら、OKをクリックして、印刷画面に戻ったら、印刷ボタンを押します。

発表者ツールを使ってノート部分を手元のPCに表示します。

1 パソコンとプロジェクターや大型モニターを接続します。

2 「スライドショー」タブを選択し、「発表者ツールを使用する」にチェックを入れます。
発表者ツールを使用して、ノート部分を表示する。

 

3 スライドショーを開始します。[F5」を押すとすぐにスライドショーが開始されます。
下の画面は、発表者用のパソコンに表示される画面です。
プロジェクターや大型ディスプレイに表示された画面には、ノート部分や次のスライドは表示されません。
発表者ツールで表示された画面

表示された画面には、現在投影されているスライドが大きく表示されます。
右下には、現在投影されているスライドのノートが表示されています。
また、右上には、次に表示されるスライドが表示されます。

文字の大きさを変更したい場合は、画面右下のA+やA-で変更します。

注意点
発表者ツールを使ってノート部分を参照する場合、どのくらいの分量の文字が表示されるか確認しておきます。
文字の大きさにもよりますが、ノートに書かれて文章は、すべて表示されません。
すべて表示させようとして文字を小さくするよ読みにくいです。
また、発表者が使う手元のパソコン画面が小さいと、ノート部分の文字が読めないくらい小さくなります。

発表者ツールを使うと動画がうまく表示されないことがあります。
2画面表示が拡張表示になっているかもしれません。
うまく解消されない場合は、発表者ツールをOFFにし、発表者ツールの使用はあきらめます。
動画なら、動画単独で流します。

こうしたトラブルを避けるためにも、動画や特殊な機能を使う場合は、パソコンとプロジェクターを会場に持ち込むことも検討します。

トラブルなどにより、発表者ツールが使えないとノート部分が読めませんから、印刷したものを持参すると安心です。