パワーポイントのデータは、容量が大きく、ソフトがないと開けません。
パワーポイントのスライドをPDF化する理由はいろいろあります。
私の会社では以下のような場合にPDF化することがあります。
PDF化して印刷、ウェブサイトで公開
・PDF化しておけば、簡単に印刷できます。
・ウェブサイトからダウンロードできるようにする。
・ドローイングソフトとして使い、印刷する。
メールで送る場合
容量の大きいパワーポイント形式のファイルを、PDF化して送ります。
相手は、内容を点検したり、印刷したりします。
講演会などで、主催者が印刷しれくれる場合、PDFで送るとよいと思います。
スライドデータをPDF化することで容量が小さくなります。
ここでは、「プレゼンテーションＡ.pptx」ファイルを「プレゼンテーションＡ.pdf」に変換しました。
この図のプレゼンテーションファイル「プレゼンテーションＡ.pptx」は、６０枚のスライドがあり、データ容量は、約２５ＭＢです。このままだと、メールで送受信できない場合があります。送信側が送れても、受信側が添付ファイルを受信できない場合があります。
このスライドをPDFに変換し、A4用紙１枚に６枚分印刷する設定で保存したら、ファイルの容量が１０分の１程度になり、約2.5ＭＢになりました。
保存時に「最小サイズ（オンライン発行）」を選択するとデータ容量がさらに小さくなり、１ＭＢ程度になりました。
パワーポイントのデータをPDFにする手順
保存するときに「ファイルの種類」を「PDF（*.pdf）」に変更します。
「PDF（*.pdf）」に変更したら、「オプション」をクリックします。
開いた画面の「発行オプション」ー「発行対象」下のスライドをクリックします。
プルダウンメニューが表示されます。
その中から、PDFにした状態の表示方法を選択します。
配布資料の枚数設定
「配布資料」を選択します。
続いて、「１ページあたりのスライド数」を選択します。
ここでは、「６」が選択されています。
この設定で、Ａ４一枚に６ページ分印刷できます。
必要に応じて、１ページあたり４ページ分、２ページ分など、枚数を設定します。
ノート印刷の設定
「ノート」を選択します。
この設定で、スライドの下にノート（説明文）が表示されたPDFファイルを作成できます。
スライド
発行対象を「スライド」にすれば、スライドをそのままPDFにすることができます。
この設定にして、印刷時にA4-１枚に２枚、４枚、６枚等の印刷をすることもできます。
PDF化する際、スライドに枠を付けると見やすいです。
