電子メールを開いてから、添付するファイルを選択する手順で、メールを送ると添付ファイルを間違えてしまうことがあります。

マイクロソフトの製品(ワード、エクセル、パワーポイント、Publisher等)で作成したファイルなら、このような添付ミスを防ぐため、ファイルを開いている状態でメールを送信する方法があります。

私は、仕事中に上司や取引先から、「ファイルは作成途中でよいから、すぐにメールで送って」と言われることがあります。
このような場合、この方法でファイルを送れば、すぐに相手にファイルを見てもらえます。
メールソフトを開いてからだと、少し時間がかかるため、時間短縮につながります。

以下は、その手順です。(図は、publisher2016です)

マイクロソフトOfficeソフト(ワード、エクセル、パワーポイント、Publisher等)で、ファイルを作成し、ファイルを開いたままにします。
「ファイル」を選択し、開いた画面の「共有」をクリックします。
さらに開いた画面の「電子メール」をクリックし、「添付ファイルとして送信」を選択します。

MicrosoftOfficeソフトでファイルの誤添付を防ぐ方法

「PDFとして送信」をクリックすれば、PDFへの変換作業を省略して、相手にメールでPDFファイルを送ることができます。PDFで送れば、データ容量が少なくなります。「PDFとして送信の場合、手元のパソコンにPDFファイルは残りません。

Office2010、2013では、「ファイル」から「保存と送信」の順に操作します。

 

Office365では、「共有」をクリックすると、以下の画面が開きます。
「代わりにコピーを添付する」の「Word文書」または、「PDF」を選択します。

Office365のワード、エクセル、パワーポイントファイルをメールに添付して、速やかに送信する。