メールは件名だけで分かる用件がわかるものにする

例えば、会議の日時や会場の連絡なら下記のように書きます。

【連絡】4月10日(水)14:00〇〇会議
【連絡】駅前ビル2階大会議室(○○の会場)

上の両方をまとめて書く場合もあります。
【連絡】4月10日(水)14:00〇〇会議

メールの件名(タイトル)だけで概要が伝わるようにするとよいと思います。
そして、本文ですべてが分かるようにします。
また、本文は箇条書きなどで簡潔に書きます。

 

メールの例
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件名:【報告】新規事業の予算とシステムの納期

本文:

○○様
新規事業の予算と導入するシステムの納期は下記のとおりです。
予算:2億8千万円
納期:5ヶ月
よろしくお願いします。

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あなたの署名

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会社や業界によっては、あっさりしすぎているなと感じるかもしれません。
私の会社では、最後に署名があるにもかかわらず、相手の宛名の下に自分の部署や名前を書く人が多いです。

件名(タイトル)の先頭には、【至急】【相談】【報告】【重要】【確認】【回答】【転送】【お礼】【お詫び】等を入れると、相手は、そのメールがどのような内容か伝わりやすいと思います。
すべて付ける必要はないと思います。

件名(タイトル)が決まらない場合は、本文を書いてから考える
業務で問題点などが分からないときや報告書をまとめるとき、とりあえず書いていると、内容が整理され、問題点や要点が見えてくることがあると思います。これと同様にメールでも内容を書いてから、件名を決めてもよいと思います。

メールには分かりやすい件名を付ける
好ましくないタイトル
以下のようなタイトルですと、内容がわかりません。
メールアプリやメールサービスによっては、スパムとして迷惑メールとして分別されてしむこともあります。

メール件名の例(内容が不明)
佐藤です
ご連絡
お疲れ様です。
今日はありがとうございました。
お世話になります。
よろしくです。

 

その他
Re:
返信する場合にメールの件名に自動的に付けられます。
私は、この部分を【返信】【回答】などと書き換えて送ることもあります。

 

Fw:
転送する場合に、件名に自動的に付けられます。
私は、この部分を【転送】と書き換えて送る場合もあります。

 

通常、Re、Fwを日本語に書き換えなくてもよいと思います。
メールを送る相手によって、対応します。

To(宛先),CC,BCCの使い方

メールを送る場合、To(宛先),CC,BCCの欄に相手のメールアドレスを入れると相手にメールが届きます。複数の人にメールを送る場合、To,CC,BCCを使い分けます。
CC:BCC:の使い方の例

To:

「宛先」のことです。
相手が一人の場合に使います。

CC:

Carbon Copy(カーボン コピー)、写しのことです。
Toで送った人以外にも同じ内容を送る場合に使います。
以下のようにTo欄にAさん、CC欄にBさん、Cさん、Dさんのアドレスを入力して送れば、Aさんに送った内容が、Bさん、Cさん、Dさんにも送られます。

To:Aさんのメールアドレス
CC:Bさん、Cさん、Dさんのアドレス

使い方の例
取引先のAさんにメールを送りますが、自分の会社の関係者にも共有したり、知っておいてほしい場合。

CC:を使う場合の注意点
このメールを受信したAさんは、CC:欄に入力したメールアドレス全員分が見えてしまいます。Aさんに見られないようにするには、BCC:を使います。

 

BCC:

Blind Carbon Copy(ブラインド カーボン コピー)お互いが見えないようにメールの写しを送る場合に使います。
To:欄、CC:欄宛に送った相手には、BCC:欄に入力したメールアドレスが表示されません。

To:Aさん
CC:Bさん
BCC:Cさん、Dさん、Eさん

また、不特定の相手に送る場合もBCCを使います。
例えば、セミナーや食事会などのメールを送る場合です。
BCC:欄に全員のメールアドレスを記入すれば、送り先のメールアドレスは、お互いに表示されませんから、アドレスは漏れません。