メール1通に一件の用件を書く

メール作成時のマナーの一つとして、一つのメールには、一つの用件を書きます。メール1件に複数の内容が書いてあると、2つ目以降の内容を読まれない可能性があります。

複数の内容が書いてある例
お世話になっております。
本日、打ち合わせた内容についての議事録を作成しました。
ご確認ください。
議事録は、御社の佐藤課長にもお送りしたほうがよろしいでしょうか。

議事録の中で、下記について、確認をお願いします。
木村主任の御発言の中で、「納期は3ヶ月」とありましたが、おそらく4ヶ月だと思われます。

次回の打ち合わせ日程ですが、来週、木曜日、午後2時でいかがでしょうか。明日中にご連絡をいただければ幸いです。

このような内容だと、次回の打ち合わせ日程を読まれない可能性があります。読み手によっては、次回の打ち合わせ日程は木曜日の午後2時と決定と思われるかもしれません。
パソコンの画面や開いている画面(Window)によっては、画面の下のほうが隠れてしまうこともあります。

この場合、打ち合わせ日程は、2件目のメールにし、タイトルは「打ち合わせ日程の確認」「【確認】次回打ち合わせは、木曜日午後2時」等とするとよいと思います。

重要な用件を2つ目に書いて、相手に読まれないと業務に支障が出たり、トラブルにつながることもあります。
メールの最後に「先日のお土産、ありがとうございました」程度なら、業務に大きな影響はないと思います。

あなた自身が、メール1通に1件を書くようにしていても、相手から複数の内容が書かれたメールが送られてくる場合があります。
私は、私宛のメールで2件目以降の内容をよく読まずミスをしたことがあります。
メールは1通に1件の内容がベター、マナー

返信時は相手の内容を引用する

相手からもらったメールに返信する場合は、引用記号「 > 」を使って返信するとよいと思います。
メールアプリによっては、設定が必要な場合があります。

引用記号を使った返信の例1(すべて引用する)
相手の内容の上にあなたからの送信内容を書きます。
送信受信の繰り返しで、最も新しいメール内容が一番上にきます。

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お世話になっています。
伊藤です。
打ち合わせ日程、承知しました。

>次回の打ち合わせ日程ですが、来週、木曜日、
>午後2時でいかがでしょうか。明日中にご連
>絡をいただければ幸いです。


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引用記号を使った返信の例2(部分的に引用)

お世話になっています。
伊藤です。
ご質問に対する回答は下記です。

>質問1
>趣味は何ですか。

読書です。

>質問2
>出身地はどこですか。

東京都です。


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人によっては、メールをスマホや携帯電話に転送していたり、スマホのみの人がいます。
相手の受信端末が分かれば、引用は避けたほうがよいかもしれません。
上記例2の場合は、以下のようにするとよいと思います。

あなたの名前は差出人の情報などで分かるなら、記載を省略します。
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ご質問の回答です。
趣味:読書
出身地:東京都

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メールでは、誤解を生まないよう、あいまいな表現は避ける
間違いのない表現にする

あいまいな表現、人によって解釈が異なる表現を使用しないようにします。

「至急」「急ぎ」「早急に」「できるだけ早く」は、どのくらい時間感覚でしょうか。
至急、急ぎと言ったら、最優先で1時間以内と考える人もいれば、当日中と考える人もいます。
この場合、期限を示すとよいと思います。
例えば、「本日の14時まで」「明日(○月○日)朝8時まで」等です。
本日、明日という表現もできるだけ、月日を添えると間違いが減ると思います。同時に至急、急ぎの場合は、電話をするようにします。相手がメールを見ていないこともあります。

「今週中に」は、「金曜日(○月○日)の17時まで」というようにします。
ある人は、期限の週末に集まった情報を用いて土日に業務を行う人もいます。
別の人は、次週の月曜日に業務を行うかもしれません。
土日に出してくれても構わないという意味で、わざと「週末まで」と書く人もいます。
あいまいな表現でトラブルにならないような表現で書いたほうが賢明です。

 

メールに添付するファイルの容量を確認する

会社(メールサーバー)によって、添付ファイルの容量が異なります。
写真を添付しようとしたら、3枚だと容量オーバーで送れないことがありました。
最近の写真ファイルは、データ容量が大きく、1、2枚しか送れないメールサービスもあります。
動画は、データ容量が大きいので、必ず相手に確認します。数秒間の動画しか送れないと思います。動画はCD等に保存し、郵送します。

 

パスワードをいっしょに送らない

添付ファイルのパスワードは、本文に書いて送らないようにします。
別のルートで送ります。

例えば、電話、携帯メール、SMS、あらかじめ決めていたパスワードなどです。