あなたが送ったメールを相手が見たかどうか心配なことがあります。
送信者は、送った相手からの返信がないと相手に無事メールが届いたのか、不安です。
返信がないと、メール送信ミスなのか、送受信経路に問題があるのか、相手が休暇や異動でいなくなったのか。などと考えてしまいます。
受け取り側の対応
メールを受け取った側の立場の人が、すぐに返信できない場合、メールを読んだという確認のメールを送ってあげると相手（送信側）は安心します。
ここでいう「すぐに」とは、半日から1日くらいだと思います。
回答が必要なメールで、その日のうちに回答できないなら、いつまでに回答するかをメールに書いて返信します。
検討が必要で、いつまでに返信できるか確定しないときでも、「担当者が帰り次第、ご連絡します。」「上司が戻り次第、返信します。」等の内容で返信します。
急ぎの場合は電話連絡（送信側）
すぐに返信がほしい場合は、メールと電話連絡の併用がよいと思います。
相手は、朝メールチェックをしたら、現場に出て、夕方まで戻らないかもしれませんし、出張中かもしれません。そのような場合は、直接本人に電話したり、会社に電話して、本人に伝えてもらうよう依頼します。
併用して叱られることもあります。
「電話で済む内容なら、メールは不要、電話で話したじゃないか」「メールで送ったのなら、電話する必要はない」「同じ内容が２回、時間を返せ」と、相手から叱られることもあります。
電話がかかってくると仕事が中断してしまいます。
集中力が途切れ、考えていたアイデアが飛んでしまうからだそうです。
メールなら、10秒で読める内容を、電話で1分話されるとイライラするからという人もいます。特に午前中は、集中して仕事ができるので、電話に時間を取られたくないという人がいます。
1分の電話内容を要約して、文章にすれば短くなる。その努力をしてほしいということでした。
中には「メールのみでよい」、急いでいるときでも電話でなく、メールやSMS、LINEで送れという人もいます。
口頭で済む内容でも内容を確認する意味でメールすることもあります。
隣にいる同僚でも、確認事項や内容を共有するため、メールを送り合うことがあります。
開封確認
会社や人によっては、「開封確認」の設定をしていることがあります。
受信者が受信したというメールをわざわざ送る時間を無くし、業務の効率化をするという意味もあります。
受信者の中には、自動で行う「開封確認」を嫌う人もいるので、私は、すぐに返信できないときは、「開封確認」機能を使わず、受信したという意味のメールを送るようにしています。
メールは読んだらすぐに返信
時間短縮、業務の効率化のため、読んだらすぐに返信するのがよいと言われます。
すぐに判断して返信できるものは、即返信すべきです。
実際には、社内で検討してから返信したり、回答や資料を作成するのに数時間、数日間要するため、後回しにするメールもあります。後回しになるメールには、メールアプリの機能を活用して、マークを付けたり、未読のままにしておきます。
メールチェックは、1日数回
業務形態によって、メールチェックの時間は様々だと思います。
1日のほとんどをパソコンの前で仕事をするデスクワークが中心なら、いつでもメールチェックできます。メールソフトを立ち上げておけば、新たに受信したメールがあるかどうかわかります。
出勤後、外回りに出たり、現場や工場内の特定の箇所で仕事するため、ほとんどメールチェックができない方もいます。
このような業務を担当する方のメールチェックは、朝や昼、夕方以降になると思います。
中には、携帯電話、スマホに転送して受信したり、会社から転送してもらったりしています。
私は、朝一にメールチェックします。
メールは、スマホに転送しているため、急ぎの場合スマホから返信します。
デスクで昼食をとる人は、食事をしながらメールチェックすることができますから効率的だと思います。
私の上司は、勤務時間の1時間以上前に出勤し、メールチェックや昨日の日報などに目を通しています。
他の社員が出勤し、正規の勤務時間になると、社員からの報告や会議などで時間が取られるため、朝のメールチェックが効率的だといいます。
雑誌等の特集で、会社のトップは、会社の近くに住んで、通常の勤務開始時間の１，2時間前に出勤するという記事を読んだことがあります。中には、朝4時に出勤してメールチェックする社長さんもいるそうです。
夜間は、送らない？
働き方改革で、「夜間は受信しないし、メールを送らない。」、端末にログインできないため、メールチェックできないという会社も出てきています。
官公庁や大手企業の一部では、そのようにしているそうです。
このような会社に夜メールを送ってしまい、叱られたことがありました。
「夜にメールしてくるってことは、残業しろっていうことか」ということでした。
相手は、「急ぎの連絡だ」と思ったのではないかと思います。
このような会社宛のメールは、朝、メールを送るようにしています。
メールのメリットは、相手の時間を気にせずメッセージを送れることだと思っていましたが、お互いが嫌な気持ちにならないよう、相手の業務時間を意識してメールを送るようにしています。
忘れられてしまうメール
回答期限が1ヶ月後などのように回答期限までの期間が長い内容のメールの場合、相手が回答するのを忘れることががあります。
私は、相手を信頼して再送信しないようにしていますが、期限の1週間くらい前に再度メールすることもあります。信頼されていないと思われないよう、別の用件やお知らせ等をメールし、当該のメールのことに触れるようにしています。
