送信してしまったメールを取り消したりご送信を未然に防ぐ機能が各メールソフトにあります。それぞれの機能は、送信直後なら取り消しや新たなメールに置き換えることができるものや送信前に何らかのアラートが出るものです。
送信した後、そのメールを受信側のパソコンやスマホに入った後や一定時間経過したメールを取り消すことは難しいです。

実際に取り消し機能を使ってみると以下のように相手にわからないようにメールを取り消すことができる場合もあれば、取り消したことが相手に通知される形で機能が働きました。
・送信直後、相手に届かずに消せる。相手の履歴に残らない。
・相手に届いた後、最初の1通が消えないまま、取り消し機能を使ったメール「”1通目の件名”を取り消します。」が届きました。
・Outlookの「未読なら削除して別のメッセージに置き換える」機能を使ったら、1通目と訂正したメールが両方相手に届いた。

同じメーラー同士(GMAIL同士、Outolook同士)でも、完全に消すことは難しいです。
受信側の設定で、取り消しができる場合もあるようですが、設定しているとは限りません。
また、受信側がどんなメールソフトを使っているかわかりませんし、受信側が契約しているメールサーバの設定やセキュリティレベル等も送信側ではわかりません。

メールソフトだけでは、送信済みのメールを完全に取り消すことは難しいです。誤送信しないよう、送信前によく確認してから送信ボタンを押すか、一旦、送信トレイに置いてから送受信ボタンを押すのがよいと思います。

実際の誤送信をしてしまった場合の対応として、メールソフトの「取り消し」機能をうより、電話で謝罪したり、メールで誤送信についてお詫びをしてから、改めて正しいものを送ったほうがよいと思います。
誤送信の内容や状況によっては、受信者の会社やお宅に謝罪が必要になることもあると思います。
送信ミス、個人情報を漏えいして謝罪する。

送信ミスの例
・ファイルの添付忘れ
・誤送信(別の人に送ってしまう。送る必要がない人に送信してしまった)
・敬称、役職の記載ミス(”様”の付け忘れ、昇進していた等)
・送る必要がないメールを送った
・誤操作(誤ってパソコンを操作し送信してしまった。パソコンの異常等。)

 

情報漏洩対策のためにも、送信する前の確認は必要だと思います。

 

メールの取り消しの設定や操作手順

Gmailは、スマホ、パソコンで操作が異なります。

GMAILスマホは、送信直後に取り消しが可能
GMAILのスマホアプリの場合、送信後に表示される「元に戻す」を押します。すぐに消えてしまいますから、注意が必要です。

スマホのGMAILの誤送信を防ぐには、送信後に取り消す「元に戻す」を押す。

また、送信する前に確認することができます。
「設定」の「全般設定」から「送信前に確認する」にチェックを入れておきます。

スマホでGMAILの誤送信を防ぐには、送信前に確認する機能をONにしておく。

GMAILパソコン

送信取り消しの設定をします。
GMAILの歯車マークを押し、メニューから「設定」を選択し、開いた画面から「送信取り消し」の「取り消せる時間」を設定します。
ここでは、5秒から30秒に変更しました。
GMAILの取り消しができる時間を設定30秒にする。

送信した後、下記のように「取り消し」のメッセージが表示されます。
取り消す場合は、このボタンを押します。

GMAILで送信後、誤送信だったため、送信の取り消しをする画面

Outlook

「送信済みアイテム」から送信済みのメールをダブルクリックします。
開いた送信済みメールの画面から、「メッセージ」タブをクリック、右のほうにある「アクション」をクリックし、プルダウンメニューから「メッセージの取り消し」を選択します。

アウトルックメールで送信済みメールを取り消す手順
開いた画面から次の取り消し方法を選択します。
・未読ならば、受信トレイから削除する。
・未読ならば、削除して別のメッセージに置き換える。

複数の宛先がある場合は、受信者ごとに年消し状況を確認することができます。

Outlookで送信済みのメールを取り消す、削除する。
この図で、「未読ならば、・・・」という内容を選択できますが、相手が未読でもあっても相手のパソコン(メールソフトで受信)に届いていれば、取り消しできないと思います。
受信側もOutolookで検証してみましたが、取り消しはできませんでした。

 

サンダーバードメール

添付ファイル忘れを通知する機能があります。

サンダーバードメールのファイル添付忘れ機能