ワードやパワーポイントで文書やプレゼンテーション資料を作成した後は、別の人の目で見てもらうとよいと思います。
他の人に見てもらうことで、作成者本人が気づかなかったことが出てくると思います。
作成者本人は、思い込みがあったり、文章を自分の頭で修正してしまったりするため、自分で読み返しても、気づかないことがあります。
私の会社の上司は、自分が作成した文章を部下に読んでもらったり、プレゼンテーション資料を社内の専門外の人に見てもらったりしています。
作成者本人でも、校正ツールなどを使って文章の校正をすることもできますが、ここでは主に同僚や上司に見てもらい、それを反映させる手順を紹介します。
文書の校正や修正の方法
環境や修正してくれる人が誰かによっても異なります。
・Officeソフトの校閲機能「コメント」を使用する。
・ファイル内の文章を直接修正し、Officeソフトの「比較」機能を使用する。
・「比較」機能「組み込み」機能を使用する。
・紙に印刷して、多くの目で点検し修正案などを書き込む。
文書ファイルやプレゼン資料を他の人に見てもらう前にF7で文章校正する。
「F7」キーを押すことで、スペルチェックと文章の校正ができます。
メニューから行う場合は、「校閲」＞「スペルチェックと文章校正」の順に操作します。
Officeソフトの校閲機能「コメント」を使う
メニューの「校閲」＞「新しいコメント」をクリックし、右側に表示されたコメント欄にコメントを入力します。
書かれたコメント（欄）を表示するには、「校閲」＞「コメントの表示」の順にクリックするか、文書内の吹き出しをクリックします。
もう一度クリックするとコメント欄は非表示になります。
パワーポイントの吹き出しの部分をクリックしてコメントを表示する。
ワードの吹き出しの部分をクリックしてコメントを表示する。
コメントの編集
複数の人が同じファイルにコメント書き込むことができます。
一度、書いたコメントをクリックすれば、再度編集することができます。
返信部分をクリックし、コメントに対するコメントを書き込むことができます。
コメント欄に表示させる名前を変更する
この操作を行うとOffice製品すべてに適用されます。
パワーポイントで変更すると、ワードやエクセルでも同じ名前に変更されます。
変更手順
ファイル ＞ オプション ＞ 全般
「Microsoft Officeのユーザー設定」で「ユーザー名」「頭文字」を変更します。
印刷時にコメントを表示することができます。
パワーポイントの場合
ワードの場合
コメントを見ながら編集、不要なコメントは削除
吹き出しマークの矢印をクリックしながら、コメントを読み進め編集します。
不要なコメントは、削除します。
削除の場合は、削除の下に表示された下向き三角矢印をクリックするとメニューが表示されるので、削除する箇所を選択すつことができます。
Officeソフトの「比較」「組み込み」機能
Ａさんが「文書１」を作成し、Ｂさんが文書１を修正し「文書１（修正案）」とファイル名を付けて保存します。
その後、Ａさんが「文書１」と「文書１（修正案）」を比較し、一つ一つ修正箇所を確認しながら確定作業を行います。
「比較」「組み込み」機能では、文書内の文字だけでなく、図や色なども反映されます。
「比較」機能は、比較結果のみ表示されます。
「組み込み」機能は、比較し、変更したものを反映させることができます。
「比較」「組み込み」機能による校正の手順
校閲 ＞ 比較をクリックします。
比較するだけなら、「比較」をクリックします。
変更箇所を反映させ、ファイル保存するなら「組み込み」を選択します。
比較元の文書と変更した文書を選択します。
開いた画面は、元の文書と変更した文書、変更履歴などが表示されています。
画面が小さい場合や、一部の画面が不要の場合は、比較ボタンの下にある下向き三角矢印をクリックし、表示されたメニューから「元の文書を表示」を選択し、開いたメニューから「比較元の文書を表示しない」などを選択します。
両方表示させれば、比較しながら修正することができます。
承諾ボタンで変更箇所を確定する。
「前へ」ボタンを押し、修正案、変更案の箇所を、一つずつ確認しながら、承諾ボタンで確定します。
修正作業が終了したら、文書のファイル保存をします。
紙に印刷して校正
見る人がパソコンを使わなかったり、稟議書のように資料のみを回すこともあります。
この場合、誰がどう校正したか記すのも一つです。
最初に見る人は赤色で、次に見る人は青色で書き込むなど色別で書くなど。
修正案をもらった作成者は、修正案を基に文書を修正し、再度、見てもらう場合があります。
白黒でコピーされることを想定し、表現するとよいと思います。
削除する箇所は、取り消し線取り消しを使ったり、追記、変更する箇所に記号を付けたりします。
社内でルールがなければ、表紙に修正等のルールを記しておきます。
変更箇所だけを別刷りにする方法もあります。
Officeソフトのコメント機能を使って、修正箇所が分かるようにして印刷する方法もあります。
私の会社の上司の一人は、パソコンを使わず、手書きで修正を入れます。
ソフトの便利な機能を使うと、作成者がそのままコピペするため、作成者が考えなくなり本人のためにならないからだそうです。
また、印刷して配布する文書、資料の場合、印刷された状態で点検しないと意味がないという理由もあります。
