新聞社等、マスコミの方に来てもらう場を設定する場合です。
記者発表、謝罪会見の準備

記者発表では、新商品の発表や新たな取り組みについて、マスコミを通じて一般の方に知ってもらいます。
また、会社の不祥事やミス等による謝罪会見を行うこともあります。

芸能人の結婚会見では、前方に新聞記者や雑誌記者、広報にテレビカメラが多数入って、運営側や司会は、整理、進行が大変そうです。

社会的に注目が集まっているような内容で大きな発表、会見になるようなら、イベントの企画や制作をする会社に依頼することも考えます。
そうでなければ、会社の人員だけでなんとかなります。

私の会社では、社員だけで、場所は会議室をそのまま使って行っています。
長机を向かい合わせにした状態で、記者5人前後、会社側5人程度で行うことが多いです。

これまで経験した記者発表は、和やかな雰囲気で行うことが多いですが、次々と質問が出てきます。
確認のため、何度も同じことを聞かれることも多いです。
こちらも関係業界でしか通用しない言葉を使うから、質問があるのは当然です。

記者発表会場
記者さんたちは、正確に書くことはもちろん、新聞を読む読者がイメージしやすく、読みやすい言葉にしているんだなと、やりとりをしていて感じます。

和やかな記者発表があれば、重苦しい感じの記者発表もあります。
業務提携等で他社の社長さんといっしょに記者発表したときは、記者の方も緊張されていたようでした。

私の会社では、数回しか経験がありません。
椅子は、30席用意していますが、実際に集まるのは、5人程度です。多いときでも10人くらいです。
地元新聞やテレビ等もネタを探していて、こちらが設定した日に別のところに取材に行っていうこともあります。

記者発表、前方に社長、部長、課長を並べる
よほどの内容でないと取り上げてくれません。
複数の新聞社に取材をしてくれるよう申し込んでも、当日0人ということもあります。
1,2名ということもあります。
地元の役所や商工会議所等でも同様に記者が0人や数名ということがあると聞きます。

記者発表の手順について

私は、記者発表に関する内容を含む講座に参加しましたので、主な内容を以下に記しておきます。
過去に社長の謝罪会見を見たことがある大手の方も参加されていました。
その他、企業の社長さんの姿もちらほら見られました。
記者発表、ボイスレコーダーで録音

手順

事前に記者発表する内容をA4用紙1枚にまとめ、新聞社等に送ります。
FAXがよいと思います。
新聞社のホームページに記載されたメールからでもよいと思います。

謝罪会見の場合、すぐに対応します。
会社内では最優先事項になることが多いと思います。
新聞社に送る内容をすぐにまとめて送ります。

内容
・概要:内容を簡潔にまとめます。
・日時
・場所

時間は30分から1時間程度で終わることが多いです。
新聞記者の方も、記者発表会場の滞在時間を1時間くらいと見込んでスケジューリングしていると話をしてくれたことがあります。

会場について

あなたの会社の会議室等でよいと思います。
大会議室等、20~40人くらい入れるような部屋があると、通常の記者発表から謝罪会見まで、様々な場面に対応できます。

大企業など、多くの人が来場することが予想される場合は、食堂のような人が多く集まれるところを用意します。場所がない場合、会社以外の場所を借りることも考えます。
謝罪会見の場合、FAXで連絡したマスコミだけでなく、雑誌者や記者以外の一般の方も多く来場されることが予想されます。

部屋は、前後2箇所に出入り口がある構造のところを選びます。
前方の出入口:あなたの会社の人が出入りします。
後方の出入口:記者や一般の方用です。

会社側の机は、長机を用意します。
長机と記者さんたちが座る椅子の間を空けます。

長机の上には、マイクの他、記者さんたちのボイスレコーダーが置かれることがあります。
記者の皆さん用の机が用意できれば、ノート記入やパソコンが使いやすくなります。

記者発表、新聞記者が取材に来ます。

当日

中央に立つのは、社長になることが多いと思います。
司会進行は、部長や課長などで行いますが、新聞記者の方が進行約を行ってくれることもあります。