プレゼンや発表会等では、聞き手は、プレゼンのテーマやタイトルを見て、知りたい情報が入手できると思って、期待して聴きに来ます。
もし、視聴者が期待している情報が全体のほんの一部だけで、残りの内容は、発表者が取り組んでいる過程を編集した映像や頑張った内容の説明だったら、聞き手はどう思うでしょうか。
学生時代の発表会等でのプレゼンでは、苦労したこと、がんばったことを説明することがあります。苦労したことをスライドにまとめたり、これまでの軌跡を動画にして、視聴者が感動するようにした発表会もあります。
学校では評価の中に問題解決、課題解決に至ったプロセスやがんばりの度合いが含まれるからだと思います。
最近の学校では、100点中５点の点数だった子が、45点アップの50点とれれば、そのがんばり度を認めてもらえます。ほかの子が90点以上ばかりだったとしても、評価してくれるはずです。
会社の先輩や先生の立場からすれば、プロセスを褒めて成長させたいと思います。
普段、あなたの取り組みを認め、取り組みの過程について感謝の言葉が述べられることがあるかもしれません。
しかし、プレゼンや会社の上司への報告では、頑張り度は不要だと思います。
あなたが頑張っている姿は日頃の様子から上司は知っていますから、あえて説明する必要はないと思います。
プレゼン内容によっては、説明内容を再現するため、検証のために必要な情報、例えば研究や実験等では、使用した設備や環境等を説明する場合もあります。
感情と事実を分けて伝える
説明や報告などでは自分の感想や感情を先に相手に伝えてしまうことがあります。
私も妻からの相談や話は感情からです。
あなたがクレーム対応やサービス係などの場合、クレーム対応などでも、お客様は感情から入ってくることが多いと思います。
怒りの感情がある場合は、まず怒りの気持ちが入った言葉から入ると思います。
感情から入るのは、人の性質かもしれません。
プレゼンや報告でも、頑張った度合いなどでも、感情的な内容から説明してしまうことがありますが、一般的には事実と感情、感想は分けて伝えます。
「私は、毎晩、遅くまでがんばりました。睡眠時間は３時間で、朝も５時過ぎから取り組みました。途中、取引先から相談があり、その対応で大変でしたので、時間が無い中がんばりました。」という情報は、相手が知りたい情報ではありません。
中には、時系列ですべて説明するケースもあり、聞く相手はうんざりします。
また、細かいことをすべて伝える必要もないと思います。
細かい情報は、必要に応じて、資料としてお渡ししたり、配布すればよいと思います。
上司への報告なら、結論から述べます。延々と話していると、「結論は何だ？」「これは報告か？世間話をしに来たのか？」「君は何をしに私のところに来たんだ？」と叱られるかもしれません。
プレゼンや報告では、相手が一番知りたいことやほしい情報は何か、こちらから伝えなければいけないことは何かよく考え、今後につながるような内容、先に進めるために必要な内容をお伝えすべきだと思います。
子供の様子を延々とビデオで見せられるのは退屈
少しずれているかもしれませんが、日頃、友人や同僚とのお付き合いで、子供のいる家庭を訪問すると延々と子供の成長過程をビデオで披露してくれることがあります。
子供さんの親族なら、何時間も見ていられると思いますが、他人のあなたは数時間も見せられるのはつらいと思います。もちろん、ご家族の立場にたった会話をしますが、「お子さんのビデオなら、もう結構です」とは言いにくいです。
私自身も自分の子供が小さい時、たくさんビデオを撮りましたので、見せたいという親の気持ちはとてもよくわかります。
テレビかインターネットで、「子供のビデオを延々と見せられるほうは、たまったもんじゃない。」という意見を聞き、私も、知人などには見せるのをやめました。
