ファイル、フォルダー構成のルールづくり

ファイル名の付け方やフォルダー構成は、会社や官公庁なら、ルールがあると思います。
個人や家族で共有するファイルがある場合でも一定のルールに従って、ファイル整理をすると、ファイルが探しやすくなると思います。

保存したファイルが見つからない

私は、自宅でも会社で、個人で整理しているつもりですが、検索してもファイルが見つからないことがあり、時間を無駄にしてしまうことがあります。
人が作ったファイルでも目的のファイルが、なかなた見つからないことがあります。

また、仕事で、新しい業務を担当し、1からフォルダー構成を考えたり、ファイルを整理することもあると思います。
こんなとき、私は、とりあえずファイルを作り、ファイル一覧を眺めながらグルーピングして、フォルダを作っています。

ファイル名は日本語で検索できるキーワードを使う

メール添付時、日本語のファイル名が文字化けする
インターネットでファイルを転送したり、メール添付時に日本語で付けたファイル名が文字化けすることがあります。
メールでファイルを添付する場合、zipなどでフォルダごと圧縮して送ると文字化けが防げると思います。
ファイルを捜索、検索する

ファイル(フォルダー)の名前の付け方

半角英数でファイル名を付ける

外国製のアプリケーションソフト・プログラムを使う場合、日本語でファイル名を付けると動作しないことがあります。
新しくリリースされたアプリやバージョンアップしたアプリを評価する場合、ファイルの読み書きがうまくいかなかったり、動作に不具合を感じたりして、ネットを調べても情報がなく、原因が分からないことがあります。このようなときは、ファイル名を半角英数にしてみると改善することがあります。

 

ファイル保存時、頭に思い浮かべたキーワードでファイル名を付ける

仕事でエクセルのマクロを使ったり、小細工したファイルに名前をつけながら、少しずつ、ファイルを改善することあります。
エクセルにマクロプログラムなどを使いやすくするため、少し手直しして、動作確認しながらファイルを改善するような場合です。

修正してから、元にもどったり、数回前に修正したところから再度やりなおしたいことがあります。
このような場合、戻りたい状態のファイルがすぐに見つかるよう、修正・改善した作業内容などをファイルに付けておくと検索がしやすくなります。


1回目の修正:注文用シート_確定ボタンを追加.xls
2回めの修正:注文用シート_合計計算修正.xls
3回目の修正:注文用シート_印刷ボタンを追加.xls

修正時間をファイルに付けたり、以下のように番号を付けたりして、ファイルを遡るより、ひらめいたキーワードでファイル名を付けたほうが検索しやすいと思います。

1回目の修正:注文用シート1.xls
2回めの修正:注文用シート2.xls
3回目の修正:注文用シート3.xls

数字に番号を付けて管理

ファイルの先頭に番号を付けます。
作成者が別の担当者に業務を引き継いだとき、引き継がれた担当者は、上から(若い番号から)順番に開いていけば業務の手順がわかりやすいと思います。

001_第1回町内会打ち合わせ
002_第1回町内会担当者割り当て
003_町内回覧、配布用

ファイル数が100個以内なら、数字は、2桁でよいと思います。
01_持ち物リスト
02_買い物リスト
03_行程表

数字の先頭に0を付け、桁数を揃えておきます。
桁数が揃っていない場合、複数のファイルを読み込んで動作させるソフトで、順番に動作しないことがあります。
例えば、写真・画像ファイルの先頭に番号を付けて、自動再生させる場合、桁数が揃っていないと番号順に再生されない場合があります。

アンダーバーやハイフンを使う

ファイルやファルダーに付ける数字や年度等と名前の間は、アンダーバー「 _ 」やハイフン「 – 」でつなげると見やすいです。

増えるファイルを整理、保存

ファイルが増えるかもしれない

とりあえず番号を付けてファイルを保存します。
先頭に付ける数字は、今後、ファイルが増えることを予想して、後からグルーピングできるよう100番代、200番代の数字を付けておきます。
100_A地区
200_B地区
300_C地区

その後、以下のように数字を付けてファイルを増やしていきます。

101、102・・・
201、201・・・

ファイルの例
100_A地区_委員連絡先
101_A地区_清掃活動-担当
102_A地区_夜間清掃-片付け-見回り
103_A地区_お知らせ
200_B地区_委員連絡先
201_B地区_清掃-担当
202_B地区_夜間清掃-片付け見回り
203_B地区_祭り
300_C地区_委員連絡先
301_C地区_清掃活動

上記のように町内の行事や活動等のファイルは、年度ごと、月ごとにフォルダを整理しておけば、次年度の担当者が、準備しやすいと思います。

 

日付で管理

写真や活動記録等は、日付で管理すると、後で整理したり探しやすくなると思います。
さらにフォルダーは、活動名などで分類し、月ごと、年度ごとに整理するとよいと思います。

写真は、時間に余裕があれば、画像を見ながら分かりやすい名前に変更しておくと、後で利用する際、探しやすいです。
探す可能性がある場合や他の利用者がいる場合は、名前を変更しておくとよいと思います。
いつか使うかもしれないが、記録は残しておきたいという程度なら、ファイル名を変更せず、デジカメが自動的に出力したファイル名のままでよいと思います。

ファイルは日付で管理、種類で管理

フォルダー構成

作業用フォルダー

作成して間もないファイルや作業中のファイルを、とりあえず保存しておくフォルダーです。
デスクトップに作業用フォルダーを作成してもよいし、Dドライブなどにフォルダーを作成して、ショートカットをデスクトップに表示させておいてもよいと思います。

 

フォルダーに数字を付けて表示順を決める

フォルダー名の先頭に数字を付けます。
数字を先頭に付けることで、数字順に並びます。

よく使うフォルダーは、若い番号にすると一番上に表示されるため、探しやすくなります。必要に応じて、数字を変更すると使いやすくなります。

フォルダー構成の例
001_様式
002_問い合わせ
003_クレーム対応
010_社長
020_副社長
030_次長
100_総務部
101_総務部庶務係
102_総務部管理課
200_営業部1課
300_営業部2課
400_製造1課
500_製造2課

一桁代を空けておいて、一定期間だけ集中して行う業務があれば、そのフォルダーに一桁代の数字を付けて、当該業務の期間内だけ上部に表示させる方法もあります。

一部の人だけしか見ることができない隠しフォルダーやアクセス権を設定したフォルダー(サーバで設定)は、大きい数字(下のほうに表示される)にしておけばよいと思います。

機密情報や重要情報の取り扱いやフォルダー構成は、会社、団体それぞれでルールがあると思います。
一般社員や期間従業員、協力会社の人がアクセスできないようにサーバーで設定したり、保存媒体をネットワークから切り離したりします。

 

時系列でフォルダーを管理する方法もあります。

年度ごとにフォルダーを作り、その下に月ごとにフォルダーを作ります。
町内やPTA活動の年中行事など、毎年、同じような仕事がある場合、時系列に整理すると分かりやすいと思います。
プライベートのファイルを個人パソコンで管理

プライベートは、時系列で管理

子供の成長記録や家族の旅行写真などは、時系列で管理するとよいと思います。
子供が結婚するときやお葬式など人生の節目の際、探しやすいと思います。

年度ごとにファイルが整理されていれば、古いものを整理することもできます。
家族写真は、捨てられません。
一定期間ごとにバックアップを取るとよいと思います。
例えば、年末、紅白歌合戦を見ながら写真などのファイルを整理し、1年分をバックアップ用のハードディスクなどに追加します。

 

写真や動画は専用フォルダーに

写真や動画の容量は大きいです。
知らない間にサーバーやハードディスクが容量いっぱいになってしまいます。
不要なファイルを整理して、容量を空けることがあるかもしれません。
時間がない中、空き容量を増やす作業を行うことがあるので、専用のフォルダーを作っておけば、すばやく写真や動画をバックアップできると思います。

写真データの容量は年々大きくなっています。
サーバーや共有フォルダーの容量を気にせず、とりあえず、すべての写真や動画を保存することもあります。

情報関係の管理者が点検したり、整理したりできるよう、別フォルダーに入れてもらうようにしておくとよいと思います。

部署、グループでファイル作成・ファルダー構成のルールが異なる

私の職場では、部課ごとにルールがあります。
会社全体で統一しようという意見がありますが、新たなルールに従ってファイル名やフォルダ構成を変更するのは、これまでのルールに慣れている社員からの反対もあり、変更ができない状態です。
人、部署によってファイルの整理整頓の方法が異なる

新たな業務を担当
プロジェクト等で、複数の部署から担当者が集まって情報を共有する場合、ファイル名やフォルダ構成のルールが無いと、ファイルが散らかってしまい業務に影響してしまうこともあります。

プロジェクトに取り掛かる前に担当者がフォルダ構成やファイル名のルールを決めておくことが稀にありますが、全くルールがないまま、プロジェクトが進行してしまうこともあります。

最初からファイルのルールやフォルダ構成が決まっていない場合、ある程度、プロジェクトが進んで一定数量のファイルになってから、担当者がファルダ構成等を提案することもあります。

私は、ファイルやフォルダーが増えることが予想される場合、とりあえず3桁の数字を付けておくことがあります。
100_あいうえお
200_かきくけこ
300_さしすせそ